PDF-Umbenennung für Steuerberater und Steuerkanzleien

Steuerkanzleien erhalten hunderte Belege pro Woche als PDF. Filery Rename liest den Inhalt aus und schlägt Dateinamen mit Mandant, Belegart und Zeitraum vor – lokal und DSGVO-konform.

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Vorher & Nachher

Beleg_0047.pdf 2024-Q1_Mandant-Schmidt_EStE_Beleg.pdf

Typische Dokumentflut in der Kanzlei

Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide und Lohnabrechnungen landen oft unter nichtssagenden Namen im Posteingang. Manuelles Umbenennen kostet mehrere Stunden pro Woche, die besser für Mandantenberatung genutzt werden.

Automatische Zuordnung nach Mandant und Belegart

Filery erkennt relevante Felder im PDF-Text: Steuernummer, Mandantenname, Belegdatum, Dokumenttyp. Sie definieren Ihr Namensmuster einmal, die KI füllt die Felder bei jedem neuen Beleg automatisch aus.

Zusammenspiel mit DATEV und Lexware

Die umbenannten Dateien lassen sich direkt in Ihre Steuer- oder Buchhaltungssoftware importieren. Konsistente Dateinamen erleichtern die Zuordnung zu Buchungssätzen und reduzieren Nachfragen beim Mandanten.

Datenschutz und Berufsgeheimnis

Filery arbeitet als Desktop-Anwendung. Mandantendaten verlassen Ihren Rechner nicht unverschlüsselt. Die KI-Analyse erfolgt über verschlüsselte Verbindungen zu etablierten Anbietern mit Datenverarbeitungsverträgen.

Häufige Fragen

Ja – gerade bei begrenztem Personal spart die automatische Benennung überproportional Zeit. Der kostenlose Starter-Plan reicht für viele Einzelkanzleien aus.

Die Konfiguration wird pro Installation gespeichert. Jeder Arbeitsplatz kann eigene Muster definieren oder eine gemeinsame Vorlage verwenden.

Bei schlechter Scan-Qualität kann die optionale OCR-Funktion aktiviert werden. Filery kennzeichnet Dateien, bei denen die Erkennung unsicher war, damit Sie diese manuell prüfen können.

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