Zwanzig Gesellschaften, zwanzig Namenslogiken
Eine Police aus dem einen Extranet heißt nach der Vorgangsnummer der Gesellschaft, die nächste nach dem Datum des Exports, die dritte gar nicht. Für den Kunden ist das irrelevant, für Ihre Ablage ist es das Kernproblem: Die Sortierung im Kundenordner folgt der Logik des jeweiligen Versicherers statt Ihrer eigenen. Ein Umbenennungsschritt direkt nach dem Download vereinheitlicht das. Danach liegen Angebot, Antrag, Police und Nachtrag desselben Vertrags im Ordner untereinander, statt über die ganze Liste verstreut.
Die Versicherungsscheinnummer ist der Schlüssel
Kundenname und Sparte reichen nicht, sobald jemand zwei Hausratverträge oder mehrere Kfz versichert hat. Die Versicherungsscheinnummer ist die eindeutige Klammer über die gesamte Vertragslaufzeit, vom Antrag bis zur Kündigung. Wenn sie im Dateinamen steht, gehören Nachträge, Beitragsrechnungen und Kündigungsbestätigungen sichtbar zum selben Vertrag, unterschieden nur durch das Datum. Bei einem Wechsel des Betreuers oder bei einer Bestandsübertragung ist genau das die Information, die den Kundenordner ohne Rückfrage lesbar hält.
Schadenakte: eine zweite Nummer
Im Schadenfall kommt eine Schadennummer hinzu, die nicht mit der Versicherungsscheinnummer identisch ist. Schadenanzeige, Fotos als PDF, Kostenvoranschlag, Gutachten des Sachverständigen, Regulierungsschreiben und Abrechnung gehören zu dieser Nummer. Wer im Namensmuster eine feste Position für die Schadennummer vorsieht und den zugehörigen Vertrag zusätzlich nennt, kann beides auseinanderhalten. Wenn der Kunde nach Wochen anruft oder der Versicherer nachfragt, ist die vollständige Historie des Falls in einer Sortierung sichtbar, statt über Mailordner und Downloads verteilt.
Beratungsdokumentation und IDD
Nach § 61 VVG müssen Makler den Kunden befragen, beraten und die Beratung dokumentieren, und diese Dokumentation ist dem Kunden vor Vertragsabschluss zu übermitteln. Dazu kommen Maklervertrag, Maklervollmacht und Erstinformation nach der Versicherungsvermittlungsverordnung. Diese Unterlagen sind Jahre später der Nachweis, wenn ein Kunde Ansprüche wegen Falschberatung geltend macht. Eine Ablage, in der Beratungsdokumentation und zugehöriger Vertrag denselben Namensstamm tragen, macht das Zusammensuchen im Ernstfall zu einer Sache von Minuten statt Stunden.
Stichtag 30. November
In der Kfz-Wechselsaison bis Ende November laufen Kündigungen, Anträge und neue Policen in kurzer Zeit gebündelt auf, oft mehrere hundert Dokumente in wenigen Wochen. Genau dann entsteht der Rückstand, der im Januar noch auf dem Schreibtisch liegt. Die Stapelverarbeitung über einen ganzen Ordner ist für diese Phase gedacht: Sie laden die Dokumente eines Tages aus den Portalen herunter, lassen den Ordner durchlaufen und bestätigen die Vorschläge in einem Durchgang. Ähnlich verhält es sich mit den Beitragsrechnungen zum Jahreswechsel.
Kundendaten und der Analyseweg
Versicherungsunterlagen enthalten Gesundheits- und Vermögensdaten, in der Personenversicherung besonders sensible Angaben. Ausgelesen wird die Police auf Ihrem Rechner, übertragen wird der Textinhalt verschlüsselt an die KI-Analyse, und zurück fließen allein die erkannten Angaben. Umbenannt wird danach wieder auf dem Gerät, eine dauerhafte Speicherung der Dokumente erfolgt nicht. Wie bei jedem Dienstleister brauchen Sie eine saubere Grundlage für die Verarbeitung im Auftrag. Soll die Analyse über Schlüssel laufen, die Sie selbst halten, ist dafür der Custom-Plan mit eigenen API-Keys vorgesehen.
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