Was täglich im Posteingang der Kanzlei landet
Über das beA kommen Nachrichten mit Anhängen, die nach dem Export oft nur Anlage_1.pdf oder Nachricht.pdf heißen. Dazu kommen eingescannte Gerichtspost, Schriftsätze der Gegenseite, Beschlüsse, Ladungen, Kostenfestsetzungsbeschlüsse, Handelsregisterauszüge und Unterlagen, die Mandanten per Mail nachreichen. Jedes dieser Dokumente gehört in genau eine Akte, und jedes trägt die nötige Information im Text: Aktenzeichen, Gericht, Parteien, Datum. Nur eben nicht im Dateinamen. Genau diese Lücke schließt eine automatische Umbenennung, bevor die Datei im Aktenordner oder im Dokumentenmanagement abgelegt wird.
Zwei Aktenzeichen, ein Dateiname
Fast jedes Verfahren trägt zwei Kennungen: Ihr internes Aktenzeichen und das des Gerichts, etwa 5 O 128/24. Das gerichtliche Zeichen enthält Leerzeichen und einen Schrägstrich, und der Schrägstrich ist im Dateisystem nicht zulässig. Im Namensmuster ersetzen Sie ihn durch einen Bindestrich und ziehen die Leerzeichen zusammen, sodass daraus der Bestandteil 5-O-128-24 wird. Das bleibt lesbar, bleibt durchsuchbar und funktioniert unter Windows und macOS gleichermaßen. Das interne Zeichen setzen Sie davor oder dahinter, je nachdem, wonach Ihr Team häufiger sucht.
Das Datum des Schreibens ist nicht der Fristbeginn
Ein vorangestelltes Datum im Format JJJJ-MM-TT sortiert die Akte chronologisch, ohne dass jemand die Ansicht umstellen muss. Entscheidend ist, welches Datum gemeint ist. Filery liest das Datum aus dem Dokument, also in der Regel das Datum des Schriftsatzes oder des Beschlusses. Für Notfristen zählt dagegen die Zustellung. Wer beides braucht, nimmt das Dokumentdatum in den Dateinamen und hält den Zustellungsnachweis dort, wo er hingehört: im Fristenkalender. Der Dateiname ordnet die Ablage, er ersetzt die Fristenkontrolle nicht.
Handakte, Aufbewahrung und Übergabe
Nach § 50 BRAO ist die Handakte sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem das Mandat beendet wurde. In dieser Zeit wechseln Sachbearbeiter, Referendare arbeiten zu, einzelne Akten werden abgegeben. Ein Dateiname, den nur der ursprüngliche Bearbeiter versteht, verliert genau dann seinen Wert. Sprechende Namen mit Mandant, Dokumentart und Datum machen eine abgelegte Akte auch Jahre später ohne Rückfrage lesbar. Das erleichtert die Herausgabe an den Mandanten ebenso wie die Übergabe an eine andere Kanzlei.
Verschwiegenheit: wie die Analyse tatsächlich abläuft
Filery öffnet das PDF auf Ihrem Rechner und liest den Text aus. Dieser Inhalt wird verschlüsselt zur KI-Analyse übertragen, zurück kommen die erkannten Felder: Absender, Datum, Dokumentart, Betreff. Das Umbenennen passiert wieder auf Ihrem Gerät, die Dateien selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Die Einbindung von Dienstleistern regelt für Kanzleien § 43e BRAO, die Prüfung und die vertragliche Gestaltung bleiben Ihre Aufgabe. Wer die Analyse über eigene Schlüssel bei einem selbst gewählten Anbieter laufen lassen will, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.
Vorschau, Stapel und Historie
Vor jeder Umbenennung sehen Sie den Vorschlag und bestätigen ihn, einzeln oder für einen ganzen Ordner auf einmal. In der Kanzlei ist das kein Komfort, sondern Voraussetzung: ein falsch zugeordneter Schriftsatz kostet mehr, als die gesparte Minute wert ist. Für gescannte Gerichtspost ohne Textebene lässt sich OCR zuschalten. Jede Umbenennung wird in der Historie der App festgehalten, sodass nachvollziehbar bleibt, wie eine Datei ursprünglich hieß. Das Namensmuster legen Sie einmal fest, etwa Datum_Mandant_Dokumentart.
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Wir arbeiten derzeit an der offiziellen Code-Signatur für Windows. Der Download ist schon verfügbar – Windows Defender oder SmartScreen können eine Warnung anzeigen, weil die App noch nicht zertifiziert ist. Mit „Weitere Informationen“ → „Trotzdem ausführen“ können Sie trotzdem installieren.
Systemanforderungen: macOS 10.14+, Windows 10/11
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