PDF-Rechnungen im Stapel umbenennen

Welche Felder eine Rechnung überhaupt hergibt

Eine Rechnung ist ein formal geregeltes Dokument. § 14 UStG verlangt unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung und den Steuerbetrag. Für einen Dateinamen brauchen Sie davon drei Felder: Absender, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Der Absender steht im Briefkopf und noch einmal in der Fußzeile — gemeint ist der Firmenname, nicht die Bankverbindung darunter. Die Rechnungsnummer sitzt fast immer rechts oben in einem Block zusammen mit Kundennummer, Bestellnummer und Lieferdatum. Sie ist die einzige Nummer auf dem Beleg, die pro Rechnung eindeutig ist. Kundennummern wiederholen sich bei jedem Beleg desselben Lieferanten und taugen deshalb nicht zur Unterscheidung.

Warum aus Scan_001.pdf der Name 2024-03-15_Telekom_Rechnung_RE-8834.pdf wird

Das Muster dahinter lautet Datum_Absender_Typ_Nummer. Das Datum steht vorn und in der Form JJJJ-MM-TT, weil das Dateisystem dann von selbst chronologisch sortiert — bei 15.03.2024 landen alle Märze verstreut zwischen den Jahren. Danach folgt der Absender in der Kurzform, die Sie täglich benutzen: Telekom statt Telekom Deutschland GmbH. Der Dokumenttyp trennt die Rechnung von Gutschrift, Mahnung und Lieferschein desselben Lieferanten. Die Rechnungsnummer am Ende macht den Namen eindeutig, auch wenn derselbe Anbieter im selben Monat dreimal abrechnet. Jedes Feld im Muster ist frei austauschbar: Wer die Nummer nach vorn zieht oder den Typ weglässt, ändert das Muster einmal und alle folgenden Stapel richten sich danach.

Drei Daten auf einem Beleg — welches gehört in den Namen

Auf einer Rechnung stehen regelmäßig Rechnungsdatum, Leistungs- oder Lieferdatum und ein Fälligkeitsdatum, manchmal zusätzlich ein Skontodatum. Für die Ablage zählt das Rechnungsdatum, denn danach richtet sich die Buchungsperiode. Filery nimmt genau dieses Feld, wenn es beschriftet ist. Problematisch werden Belege, auf denen nur ein nacktes Datum ohne Beschriftung steht, und Abonnement-Rechnungen, die den Leistungszeitraum groß und das Ausstellungsdatum klein drucken. Solche Fälle sehen Sie in der Vorschau, bevor umbenannt wird. Fehlt ein Datum vollständig — bei manchen Kleinbetragsbelegen kommt das vor — bleibt das Feld leer, statt dass ein Datum geraten wird. Sie tragen es dann von Hand nach und behalten den Rest des Vorschlags.

Gutschriften, Stornos, Mahnungen und Sammel-PDFs

Eine Gutschrift trägt eine eigene fortlaufende Nummer und verweist zusätzlich auf die stornierte Rechnung. Wenn beide Nummern im Dokument stehen, gehört die eigene in den Namen und der Typ Gutschrift dazu — sonst liegen Rechnung und Storno unter fast gleichem Namen nebeneinander und die Summe im Ordner stimmt nicht mehr. Mahnungen wiederholen die ursprüngliche Rechnungsnummer, sind aber kein Buchungsbeleg; ein eigener Typ hält sie auseinander. Der zweite häufige Sonderfall ist das Sammel-PDF: zehn Rechnungen in einer Datei, weil die Poststelle einen Stapel am Stück gescannt hat. Filery benennt Dateien, nicht Seiten. Solche Bündel trennen Sie vorher auf, sonst bekommt das gesamte PDF die Daten der ersten Rechnung.

Was mit dem Rechnungsinhalt passiert

Filery öffnet das PDF auf Ihrem Gerät und holt den Text heraus. Dieser Inhalt wird verschlüsselt an die KI-Analyse übertragen; zurück kommen ausschließlich die erkannten Metadaten, also Absender, Datum, Typ und Nummer. Das Umbenennen selbst führt die App danach wieder auf dem Gerät aus — die Rechnungen werden nicht hochgeladen und nicht dauerhaft gespeichert. Wer die Analyse über eigene Schlüssel bei seinem eigenen KI-Anbieter laufen lassen möchte, nutzt den Custom-Plan für 5 Euro im Monat und hinterlegt dort die eigenen API-Keys. Jeder Vorschlag lässt sich vor dem Umbenennen prüfen, und die Umbenennungs-Historie in der App zeigt, welcher Name vorher galt.

Häufige Fragen

Ja, dafür schalten Sie OCR zu. Filery erkennt, dass das PDF nur Bilddaten enthält, und liest den Text über die Texterkennung aus. Die Trefferquote hängt an der Scanqualität: 300 dpi, gerade eingezogen und ohne Knicke im Kopfbereich reicht für Absender und Rechnungsnummer in aller Regel.

Technisch begrenzt nur der Ordnerinhalt. Der Starter-Plan ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar und deckt 50 Dokumente im Monat ab, was für laufende Eingangsrechnungen kleiner Büros reicht. Business liegt bei 30 Euro im Monat und 500 Dokumenten — die übliche Größenordnung für einen Monatsabschluss mit Nacharbeiten.

Nichts, solange Sie nicht bestätigen. Filery zeigt alten und neuen Namen nebeneinander, Sie korrigieren einzelne Felder direkt in der Vorschau oder nehmen die Datei aus dem Stapel heraus. Bereits umbenannte Dateien stehen in der Historie mit ihrem ursprünglichen Namen. Sie können den Vorschlag dort auch feldweise überschreiben.

Rechnungen aus dem EU-Ausland sind meist englisch oder zweisprachig aufgebaut und enthalten dieselben Pflichtfelder unter anderen Bezeichnungen. Die Erkennung arbeitet über den Inhalt, nicht über feste Feldpositionen, sodass invoice number oder numéro de facture genauso als Rechnungsnummer landen. Die Schreibweise des Lieferanten vereinheitlichen Sie über die Konfiguration.

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