Was auf einem Lieferschein steht — und was bewusst fehlt
Ein Lieferschein weist Mengen aus, keine Preise. Er enthält den Lieferanten im Briefkopf, eine eigene Lieferscheinnummer, ein Lieferdatum und fast immer einen Verweis auf Ihre Bestellung: Bestellnummer, Auftragsnummer oder Kundenreferenz. Diese beiden Nummern haben unterschiedliche Aufgaben. Die Lieferscheinnummer identifiziert das Papier, die Bestellnummer verbindet es mit der Bestellung. In den Dateinamen gehört die Lieferscheinnummer, weil sie eindeutig ist — die Bestellnummer wiederholt sich auf jedem Teillieferschein derselben Bestellung. Wer den Ordner regelmäßig nach Bestellungen durchsucht, kann sie zusätzlich als eigenes Feld anhängen. Positionen, Artikelnummern und Chargen gehören dagegen nicht in den Namen; dafür ist der Dateiname zu kurz.
Warum aus LS_20240315.pdf ein vollständiger Name wird
LS_20240315.pdf hat ein Datum, aber keinen Lieferanten. Kommen an einem Tag drei Lieferungen, kollidieren die Namen und das Betriebssystem hängt eine Klammerziffer an — ab da ist nicht mehr zu unterscheiden, welcher Schein zu wem gehört. Der Zielname 2024-03-15_Lieferant-Mueller_Lieferschein_LS-2024-0891.pdf löst das in vier Feldern: Lieferdatum im sortierbaren Format, Lieferant aus dem Briefkopf, Dokumenttyp zur Abgrenzung von Rechnung und Auftragsbestätigung desselben Hauses, und die Lieferscheinnummer als eindeutiger Schlüssel. Bindestriche innerhalb eines Feldes halten zusammen, was zusammengehört, Unterstriche trennen die Felder — so bleibt der Name auch dann lesbar, wenn ein Lieferantenname selbst aus zwei Wörtern besteht.
Lieferdatum, Versanddatum, Wareneingang — drei Termine
Auf dem Papier stehen häufig ein Druck- oder Versanddatum und ein davon abweichendes Lieferdatum. Für die Wareneingangsdokumentation zählt das Lieferdatum, denn danach richten sich Rügefristen und der Abgleich mit dem Lagerbestand. Der Wareneingangstag wiederum steht überhaupt nicht auf dem Lieferschein, sondern kommt erst als Stempel dazu — handschriftlich, und damit für die Erkennung unzuverlässig. Filery nimmt das gedruckte Lieferdatum, wenn es beschriftet ist. Fehlt jedes Datum, etwa bei Scheinen aus Kassensystemen, bleibt das Feld leer statt gefüllt geraten zu werden, und Sie ergänzen es in der Vorschau. Das gilt auch für Portal-Downloads.
Teillieferungen, Retouren und Sammelscheine
Drei Sonderfälle tauchen im Wareneingang immer wieder auf. Teillieferungen tragen dieselbe Bestellnummer, aber jeweils eine eigene Lieferscheinnummer — wenn Sie nach Bestellnummer benennen, landen sie unter gleichem Namen übereinander. Retouren- und Rücklieferscheine sehen aus wie Lieferscheine, laufen aber in die andere Richtung; ein eigener Dokumenttyp im Muster hält sie auseinander, sonst stimmt die Zählung im Ordner nicht. Und es gibt Sammelscheine, auf denen ein Lieferant mehrere Bestellungen zusammenfasst oder mehrere Scheine in einem PDF verschickt. Filery benennt Dateien, nicht Seiten: Mehrfachscheine in einem PDF trennen Sie vorher auf. Der Aufwand dafür fällt nur einmal an.
Ein Namensstamm für Bestellung, Lieferschein und Rechnung
Der Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung ist der eigentliche Grund, warum der Lieferschein aufgehoben wird. Er funktioniert, wenn alle drei Belege demselben Muster folgen und sich nur im Typfeld unterscheiden. Steht der Lieferant an derselben Stelle wie auf der Rechnung, liegen die Dokumente im Ordner nebeneinander, sobald nach Lieferant sortiert wird. Filery arbeitet dafür mit einem Muster über alle Dokumenttypen hinweg, statt für jeden Belegtyp eine eigene Regel zu verlangen. Das Datumsformat ist dabei frei einstellbar; für den Abgleich empfiehlt sich dasselbe Format bei allen drei Belegarten. Die Reihenfolge der Felder bleibt gleich.
Wie Filery mit den Lieferdaten umgeht
Die App liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen nur die erkannten Felder — Lieferant, Datum, Typ, Nummer. Die Umbenennung läuft danach wieder auf dem Gerät, und die Lieferscheine selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Für Betriebe, die die Analyse über eigene Schlüssel abwickeln wollen, gibt es den Custom-Plan für 5 Euro im Monat mit eigenen API-Keys. Zum Einstieg genügt der kostenlose Starter-Plan mit 50 Dokumenten im Monat, für den keine Anmeldung nötig ist. Vor jeder Umbenennung sehen Sie alten und neuen Namen nebeneinander und können einzelne Dateien abwählen.
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