Vertrags-PDFs organisieren und benennen

Wo im Vertrag die brauchbaren Felder stehen

Ein Vertrag ist anders aufgebaut als ein Beleg. Die Parteien stehen im Rubrum ganz oben auf Seite eins, meist in der Form zwischen A und B, mit vollständiger Firmierung, Rechtsform und Sitz. Die Vertragsart steht in der Überschrift darüber: Geheimhaltungsvereinbarung, Rahmenvertrag, Werkvertrag, Dienstleistungsvertrag. Das Datum dagegen steht fast nie oben, sondern hinten im Unterschriftenblock, häufig zweimal, weil beide Seiten an verschiedenen Tagen unterzeichnet haben. Filery wertet deshalb den gesamten Dokumenttext aus und nicht nur die erste Seite. Für den Namen brauchbar ist die Gegenpartei — die eigene Firma steht auf jedem Vertrag und trägt nichts zur Unterscheidung bei.

Warum aus Vertrag_final_v3.pdf der Name 2024-06-01_Muster-GmbH_NDA.pdf wird

Der Zusatz final sagt nichts, weil auf jede finale Fassung noch eine folgt, und v3 sagt nur etwas im Verhältnis zu v1 und v2, die im selben Ordner liegen. Das Muster Datum_Partner_Vertragsart trägt dagegen drei Informationen, die auch in fünf Jahren noch stimmen. Muster-GmbH ist die Gegenpartei aus dem Rubrum, NDA die geläufige Kurzform für die Geheimhaltungsvereinbarung, das Datum ist der Stand, ab dem die Fassung gilt. Rechtsformen wie GmbH bleiben im Namen, weil Muster GmbH und Muster AG durchaus verschiedene Gesellschaften derselben Gruppe sein können. Punkte und Kaufmanns-Und in Firmierungen ersetzt Filery, damit die Namen auf Windows- und macOS-Systemen gleichermaßen funktionieren.

Unterzeichnung, Wirksamkeit, Laufzeitbeginn — drei verschiedene Daten

Verträge tragen regelmäßig mehr als ein Datum: den Tag der letzten Unterschrift, ein davon abweichendes Datum des Inkrafttretens und manchmal einen rückwirkenden Laufzeitbeginn. Für die Ablage hat sich der Beginn der Wirksamkeit bewährt, weil danach gesucht wird, wenn jemand fragt, welche Fassung im Juni galt. Steht im Dokument nur ein Datum, nimmt Filery dieses. Stehen mehrere, sehen Sie die Auswahl in der Vorschau und entscheiden. Bei Entwürfen fehlt das Datum komplett — dann bleibt das Feld leer und der Name beginnt mit Partner und Vertragsart, was den Entwurf zuverlässig von der unterschriebenen Fassung trennt.

Nachträge, Änderungsvereinbarungen und Kündigungen

Ein Vertrag bleibt selten allein. Nach ein paar Jahren liegen daneben zwei Nachträge, eine Preisanpassung und am Ende die Kündigung. Damit diese Dokumente im Ordner beieinander bleiben, sollten sie denselben Namensstamm aus Partner und Vertragsart tragen und sich nur im Typfeld unterscheiden: Nachtrag-1, Aenderung, Kuendigung. Sortiert wird dann automatisch chronologisch entlang des Datums. Nachträge nennen die Gegenpartei oft nur noch verkürzt oder verweisen mit einem Vertragsdatum auf das Original — das ist der Punkt, an dem sich ein Blick in die Vorschau lohnt, weil der Vorschlag sonst an einem unvollständigen Rubrum hängt.

Vorschau, Historie und der Weg des Vertragstexts

Bei Verträgen ist das Prüfen wichtiger als bei Belegen, weil ein falsch zugeordneter Partner im Streitfall teuer wird. Filery legt deshalb jeden Vorschlag neben den bestehenden Namen und benennt erst nach Ihrer Bestätigung um; die Umbenennungs-Historie in der App hält fest, wie die Datei vorher hieß. Technisch liest die App das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen nur die erkannten Felder, das Umbenennen geschieht wieder auf dem Gerät, die Vertragsdateien selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Für Kanzleien und Revisionsabteilungen, die die Analyse über einen eigenen Vertrag mit ihrem KI-Anbieter fahren wollen, gibt es den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.

Häufige Fragen

Ja, wenn OCR zugeschaltet ist. Die Unterschrift selbst wird nicht gelesen, das ist auch nicht nötig — Rubrum und Überschrift sind gedruckt und damit gut erkennbar. Handschriftlich eingetragene Daten im Unterschriftenblock bleiben allerdings ein Schwachpunkt und sollten in der Vorschau kontrolliert werden.

Zweisprachige Verträge stellen die Fassungen meist spaltenweise nebeneinander oder hängen die Übersetzung hinten an. Parteien und Vertragsart stehen dann doppelt, inhaltlich aber identisch. Die Erkennung arbeitet über den Inhalt, sodass beide Spalten zum selben Ergebnis führen. Die Sprache des Vertrags müssen Sie also nicht vorher einstellen.

Das entscheidet Ihre eigene Datenschutz- und Berufsrechtsprüfung, nicht die App. Relevant für diese Prüfung: Der Dokumentinhalt wird verschlüsselt zur Analyse übertragen. Wer die Verarbeitung vollständig im eigenen Vertragsverhältnis halten will, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys. Die Entscheidung bleibt in jedem Fall bei Ihrer Kanzlei.

Ja, Sie wählen den Ordner und arbeiten die Vorschläge als Stapel ab. Bei Altbeständen empfiehlt sich ein Testlauf mit wenigen Dateien, um das Namensmuster zu justieren, bevor mehrere hundert Verträge einen neuen Namen bekommen. Danach läuft der Rest ohne weitere Eingriffe durch, Datei für Datei.

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