Dokumente nach dem Scan benennen

Warum Scannernamen grundsätzlich in die Irre führen

img20240315_0001.pdf enthält ein Datum, aber das falsche: Es ist der Tag, an dem gescannt wurde, nicht der Tag, an dem das Dokument ausgestellt wurde. Bei Post, die zwei Wochen im Eingangskorb lag, liegen dazwischen leicht zehn Tage — genug, um eine Frist falsch einzuordnen. Der Zähler dahinter zählt pro Stapel und beginnt am nächsten Morgen wieder bei eins, sodass Dateinamen aus verschiedenen Tagen kollidieren, sobald jemand sie in einen gemeinsamen Ordner zieht. Und das Wichtigste fehlt ganz: Wer hat geschrieben und worum geht es. Genau diese beiden Angaben stehen im Dokument selbst.

Textebene oder reines Bild — der entscheidende Unterschied

Ein gescanntes PDF ist zunächst nur ein Foto von Papier. Manche Scanner legen beim Speichern eine Textebene darunter, viele tun das nicht oder nur für die erste Seite. Filery prüft zuerst, ob Text im PDF steckt, und greift nur dann auf die Texterkennung zurück, wenn keiner da ist. OCR ist optional zuschaltbar, weil sie Zeit kostet und bei sauber digital erzeugten PDFs überflüssig ist. Ob eine Datei eine Textebene hat, erkennen Sie übrigens auch selbst: Wenn sich im PDF-Betrachter Text markieren lässt, ist sie vorhanden. Passwortgeschützte Dateien bilden die Ausnahme: Sie lassen weder Textzugriff noch Texterkennung zu und müssen vorher entsperrt werden.

Warum aus img20240315_0001.pdf 2024-03-15_Stadtwerke_Abrechnung.pdf wird

Im Beispiel fällt das Scandatum zufällig mit dem Dokumentdatum zusammen — bei frisch geöffneter Post ist das der Normalfall. Filery übernimmt trotzdem nicht das Datum aus dem alten Namen, sondern das aus dem Briefkopf, weil nur dieses verlässlich ist. Stadtwerke stammt aus dem Absenderfeld, Abrechnung aus der Betreffzeile. Nach demselben Muster wird aus einem Kontoauszug, einem Bescheid und einer Handwerkerrechnung im selben Stapel jeweils ein eigener, sofort lesbarer Name, ohne dass Sie den Stapel vorher sortieren müssten. Das Muster legen Sie einmal fest; die Reihenfolge der Felder und das Datumsformat sind frei einstellbar.

Wenn das Datum fehlt oder der Stapel gemischt ist

Drei Fälle machen bei Scans regelmäßig Ärger. Erstens Dokumente ohne gedrucktes Datum, etwa Formulare oder Anschreiben mit reinem Poststempel — dort bleibt das Datumsfeld leer, statt dass der Scantag hineingeraten wird. Zweitens Briefe mit zwei Absendern auf einem Blatt, typischerweise ein Anschreiben des Vermittlers über der Abrechnung des eigentlichen Anbieters; hier lohnt der Blick in die Vorschau, weil der Kopf oben nicht immer der ist, den Sie ablegen wollen. Drittens der Sammelscan, bei dem mehrere Dokumente in einer PDF-Datei liegen. Filery benennt Dateien, nicht Seiten — solche Bündel trennen Sie vorher auf.

Scaneinstellungen, die die Erkennung spürbar verbessern

Die Trefferquote hängt weniger an der Software als am Papierweg davor. Bewährt haben sich 300 dpi in Graustufen; höhere Auflösungen bringen bei normalem Bürodruck kaum etwas und verlängern nur die Verarbeitung. Heftklammern vor dem Einzug entfernen, damit die Seiten nicht schief durchlaufen, und den automatischen Geradezieher des Scanners aktiviert lassen. Kritisch ist der obere Seitenrand: Dort stehen Absender und Datum, und genau dort sitzen Knicke und Lochungen. Passwortgeschützte PDFs lassen sich nicht auslesen und müssen vorher entsperrt werden. Wer regelmäßig Stapel scannt, legt ein Profil mit diesen Werten im Gerät an und muss danach nichts mehr einstellen.

Was mit dem gescannten Inhalt geschieht

Der Text wird auf Ihrem Gerät aus dem PDF geholt, bei Bildscans über die zugeschaltete Texterkennung. Dieser Inhalt geht verschlüsselt in die KI-Analyse; zurück kommen ausschließlich die erkannten Metadaten. Die Umbenennung führt die App danach wieder auf dem Gerät aus, die Scans selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Wer die Analyse über eigene Schlüssel abwickeln möchte, nutzt den Custom-Plan für 5 Euro monatlich mit eigenen API-Keys. Zum Ausprobieren reicht der kostenlose Starter-Plan mit 50 Dokumenten im Monat, für den keine Anmeldung nötig ist. Die Vorschau zeigt vorher jede vorgeschlagene Änderung, und die Umbenennungs-Historie hält den ursprünglichen Namen fest.

Häufige Fragen

Nein. Filery arbeitet mit der fertigen PDF-Datei, unabhängig davon, ob sie aus einem Einzugsscanner, einem Multifunktionsgerät oder einer Smartphone-App stammt. Entscheidend ist allein, ob der Text lesbar ist — also Auflösung, Geradlinigkeit und Kontrast der Vorlage. Ein Gerät mit automatischem Einzug spart allerdings viel Zeit.

Handschrift bleibt unzuverlässig. Gedruckte Briefe, Rechnungen und Bescheide werden gut erkannt, handschriftliche Vermerke am Rand dagegen selten. Da Absender, Datum und Betreff bei Geschäftspost fast immer gedruckt sind, stört das für die Benennung meist nicht. Für die Benennung zählt ohnehin nur der Kopfbereich.

Ja, das ist einer der häufigsten Anwendungsfälle. Sinnvoll ist ein erster Durchgang über etwa zwanzig Dateien, um Muster und Datumsformat zu prüfen. Danach arbeiten Sie den Rest als Stapel ab; jede Umbenennung bleibt in der Historie nachvollziehbar. Ältere Scans laufen dabei genauso durch wie frische.

Sie können sie in der Vorschau einzeln abwählen, bevor der Stapel bestätigt wird. Filery schlägt zwar für jede Datei im Ordner einen Namen vor, benennt aber nur um, was Sie bestätigen — bereits sauber benannte Dokumente bleiben unangetastet. So lässt sich ein gemischter Ordner in einem Durchgang bereinigen.

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