Die Personalakte wächst über Jahre
Arbeitsvertrag, Änderungsverträge, Stellenbeschreibungen, Zielvereinbarungen, Abmahnungen, Elternzeitanträge, Fortbildungsnachweise, Unterweisungen im Arbeitsschutz, Austrittsunterlagen und das Zeugnis: Über eine Betriebszugehörigkeit von zehn Jahren kommen leicht fünfzig Dokumente zusammen. Der Nutzen einheitlicher Namen zeigt sich nicht beim Anlegen, sondern beim Nachschlagen, wenn ein Sachverhalt aus 2019 zu rekonstruieren ist. Ein Muster mit Datum, Dokumentart und Mitarbeiterkennung liefert eine chronologische Akte, ohne dass jemand eine Übersichtsliste pflegen muss. Auch für die Auskunft nach Artikel 15 DSGVO ist eine geordnete Akte der schnellere Weg.
Bewerbungen sind der Sonderfall
Bewerbungsunterlagen folgen einer anderen Logik als die Personalakte: Sie sind befristet. Nach einer Absage werden die Daten üblicherweise nach einigen Monaten gelöscht, weil eine Aufbewahrung über die Dauer möglicher Ansprüche hinaus nicht gerechtfertigt ist. Diese Dokumente gehören deshalb nie in dieselbe Struktur wie laufende Personalakten. Ein eigener Ordner mit einem Muster aus Eingangsdatum, Stellenbezeichnung und Name macht sichtbar, was wann eingegangen ist, und erleichtert das fristgerechte Aussortieren.
Nicht jede Information gehört in den Dateinamen
Dateinamen erscheinen in Backups, in Verzeichnislisten und in E-Mail-Anhängen, also an Stellen mit einem anderen Zugriffskreis als die Akte selbst. Geburtsdaten, Diagnosen aus Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Angaben zu einer Schwerbehinderung haben dort nichts zu suchen. Die Personalnummer ist als Kennung sparsamer als der vollständige Name und für interne Zwecke völlig ausreichend. Das Namensmuster ist an dieser Stelle eine Datenschutzentscheidung und keine reine Geschmacksfrage, und sie sollte einmal bewusst getroffen und dann auch eingehalten werden.
Mehrere Aufbewahrungsuhren laufen parallel
Für Lohnunterlagen gilt eine eigene steuerliche Frist, Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung sind bis zur nächsten Betriebsprüfung vorzuhalten, Arbeitszeitnachweise nach dem Arbeitszeitgesetz zwei Jahre, während der Arbeitsvertrag selbst so lange relevant bleibt, wie Ansprüche daraus möglich sind. Diese Fristen laufen unterschiedlich lang, und ein einzelner Ordner enthält Dokumente aus allen Gruppen. Wenn Dokumentart und Jahr im Dateinamen stehen, lässt sich eine Löschroutine überhaupt erst sinnvoll anwenden.
Mitbestimmung und der Weg der Analyse
Technisch läuft es so: Das PDF wird auf dem Arbeitsplatzrechner ausgelesen, der Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse übertragen, und zurück kommen nur die erkannten Angaben. Die Umbenennung erfolgt danach wieder auf dem Gerät, die Personalunterlagen werden nicht dauerhaft vorgehalten. Da Beschäftigtendaten betroffen sind, gehört die Einführung eines solchen Werkzeugs mit dem Datenschutzbeauftragten und, wo ein Betriebsrat besteht, mit diesem abgestimmt. Wer die Analyse über eigene Schlüssel laufen lassen will, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.
Einführung ohne Umstellungsprojekt
Der einfachste Start ist der Eingangsordner: Alles, was gescannt oder aus Mails gespeichert wird, läuft einmal durch Filery, bevor es in die Akte wandert. Der Altbestand bleibt zunächst unberührt und kann ordnerweise nachgezogen werden, wenn ohnehin jemand daran arbeitet. Eingescannte Zeugnisse und ältere Verträge ohne Textebene brauchen die zuschaltbare OCR. Jede Umbenennung steht in der Historie, sodass der ursprüngliche Dateiname nachvollziehbar bleibt. Wichtig ist nur, dass alle Beteiligten dasselbe Muster verwenden, sonst entstehen zwei Ordnungen nebeneinander.
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