Vom Angebot bis zur Schlussrechnung
Ein einziger Auftrag erzeugt Angebot, Auftragsbestätigung, Aufmaß, Bautagebuchseiten, Lieferscheine, Abschlagsrechnungen, die Schlussrechnung und das Abnahmeprotokoll. Bei mehreren Gewerken kommen Prüfprotokolle und Konformitätsnachweise dazu. Diese Dokumente entstehen über Wochen und stammen von unterschiedlichen Absendern, gehören aber zusammen. Wenn der Dateiname mit der Kommissions- oder Projektnummer beginnt, liegen sie in der Ordneransicht untereinander, auch wenn drei andere Baustellen parallel laufen. Das ist der eigentliche Gewinn gegenüber einer Sortierung nach Eingangsdatum.
Die Baustelle ist die Sortierebene, nicht der Kunde
Viele Betriebe legen nach Kundennamen ab, und genau dort entsteht das Problem: Ein Bauträger hat zehn Objekte, eine Hausverwaltung dreißig. Der Kundenname allein sagt dann nichts darüber, welches Bad gemeint ist. Die Projekt- oder Kommissionsnummer ist eindeutig, die Adresse der Baustelle ist die lesbare Variante davon. Im Namensmuster stellen Sie beides voran und ergänzen Datum und Belegart. Der Kundenname kann folgen, er trägt aber nicht die Sortierung.
Materialbelege aus den Lieferantenportalen
Lieferscheine und Rechnungen der Großhändler werden heute als PDF im Portal bereitgestellt oder per Mail zugestellt. Die Dateinamen bestehen aus internen Belegnummern des Lieferanten, die zu Ihrer Baustelle keinen Bezug haben. Für die Nachkalkulation ist aber genau diese Verbindung entscheidend: Welches Material ging auf welche Kommission. Wenn die Umbenennung direkt nach dem Download passiert, solange die Zuordnung noch präsent ist, spart das die Rekonstruktion am Monatsende, wenn niemand mehr weiß, wofür die Kupferrohre waren.
Gewährleistung reicht weit über das Projekt hinaus
Bei Arbeiten an Bauwerken beträgt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche nach § 634a BGB fünf Jahre, bei Verträgen nach VOB/B in der Regel vier. Wenn nach drei Jahren eine Reklamation kommt, entscheidet die Auffindbarkeit von Aufmaß, Abnahmeprotokoll und Materialnachweis darüber, wie teuer die Sache wird. Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen an private Bauherren nach § 14b UStG. Ein Dateiname mit Jahr, Baustelle und Belegart macht diese Unterlagen nach Jahren ohne Suchlauf auffindbar.
Der Scanstapel am Abend
Lieferscheine kommen auf Papier von der Baustelle zurück, oft geknickt und mit Notizen versehen. Sie werden abends oder einmal pro Woche eingescannt und landen als scan0001.pdf im Ordner. Für diesen Stapel ist die Verarbeitung ganzer Ordner gedacht: einmal durchlaufen lassen, Vorschläge prüfen, bestätigen. Für Scans ohne Textebene schalten Sie die OCR zu. Die Umbenennungs-Historie in der App zeigt später, wie eine Datei ursprünglich hieß, falls ein Beleg doch zur falschen Kommission gelegt wurde.
Wie die Erkennung abläuft
Beim Durchlauf öffnet die App jede Datei auf dem Bürorechner und liest den Text aus. Dieser Inhalt geht verschlüsselt zur KI-Analyse, zurück kommen die erkannten Felder wie Absender, Datum und Belegart. Umbenannt wird danach wieder auf dem Bürorechner, dauerhaft gespeichert werden die Belege nicht. Für den Einstieg reicht der kostenlose Starter-Plan mit 50 Dokumenten im Monat ohne Anmeldung. Wer die Analyse über eigene Schlüssel laufen lassen möchte, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.
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