Vier Dokumente, ein Vorgang
Die Rechnungsprüfung im Einkauf ist ein Abgleich zwischen drei Belegen: Was wurde bestellt, was ist geliefert worden, was wird berechnet. Liegen Bestellung, Lieferschein und Rechnung in verschiedenen Ordnern und unter fremden Nummern, besteht die halbe Arbeit aus Suchen. Trägt dagegen jede der drei Dateien die eigene Bestellnummer an derselben Position im Namen, sortiert der Dateimanager den Vorgang von selbst zusammen. Auftragsbestätigungen, die sonst gern untergehen, werden dabei sichtbar, weil eine Lücke in der Reihe auffällt.
Die Bestellnummer steht im Dokument, nur nicht im Dateinamen
Lieferanten drucken Ihre Bestellnummer fast immer als Referenz auf Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, weil sie sie für die eigene Zuordnung brauchen. Im Dateinamen landet sie trotzdem nie, dort steht die Belegnummer des Absenders. Genau diese Information holt die Texterkennung aus dem Dokument und stellt sie voran. Bei Lieferanten, die keine Referenz aufdrucken, setzen Sie die Nummer beim Durchlauf des jeweiligen Ordners als festen Bestandteil, statt sie in jeder Datei einzeln nachzutragen.
Die E-Rechnung ändert den Eingang, nicht die Ablage
Mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen im B2B-Bereich kommen strukturierte Formate hinzu. Hybride Rechnungen im ZUGFeRD-Format bleiben dabei äußerlich ein PDF mit eingebettetem Datensatz, sie liegen also weiterhin als Datei im Eingangsordner und brauchen einen Namen. Reine XML-Rechnungen laufen dagegen direkt in die Verarbeitungssoftware und sind kein Fall für die Umbenennung. In der Übergangszeit existieren beide Wege nebeneinander, und der PDF-Anteil bleibt auf absehbare Zeit hoch.
Die Lieferantenakte besteht nicht nur aus Rechnungen
Zu jedem Lieferanten gehören Rahmenverträge, Preislisten, Qualitätssicherungsvereinbarungen, Zertifikate nach ISO 9001, Werkszeugnisse, Erklärungen zu Stoffverboten und Lieferantenerklärungen für Präferenznachweise. Diese Unterlagen haben eines gemeinsam: Sie laufen ab. Wenn das Ausstellungs- oder Gültigkeitsjahr an fester Stelle im Dateinamen steht, sehen Sie in der sortierten Ordneransicht sofort, welches Zertifikat seit zwei Jahren nicht erneuert wurde. Das ersetzt keine Terminverwaltung, deckt aber die häufigsten Lücken auf.
Prüfungen kommen mit kurzer Vorlaufzeit
Interne Revision, Jahresabschlussprüfung, zollrechtliche Kontrollen und Nachweise zu Sorgfaltspflichten in der Lieferkette haben eines gemeinsam: Es wird stichprobenartig nach einzelnen Vorgängen gefragt, und die Antwort soll am selben Tag kommen. Eine Ablage, in der Lieferant, Bestellnummer und Jahr im Dateinamen stehen, beantwortet solche Anfragen über die Dateisuche. Ohne diese Struktur beginnt jede Stichprobe mit dem Öffnen von Dateien, deren Namen nichts verraten. Hilfreich ist dabei, das Jahr immer an erster Stelle zu führen, weil Prüfungen fast immer auf einen abgeschlossenen Zeitraum abstellen und nicht auf einzelne Lieferanten.
Wie die Erkennung abläuft
Ausgelesen wird der Beleg auf Ihrem Rechner, der Textinhalt geht verschlüsselt an die KI-Analyse. Zurück kommen die erkannten Felder wie Absender, Datum, Belegart und Belegnummer; umbenannt wird danach wieder auf dem Gerät, und die Belege werden nicht dauerhaft vorgehalten. Für Unternehmen mit eigenen Vorgaben zur Auftragsverarbeitung gibt es den Custom-Plan mit eigenen API-Keys für 5 Euro im Monat. Für laufende Mengen bis 500 Dokumente im Monat greift der Business-Plan zu 30 Euro.
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