PDFs für Dropbox strukturieren

Fremde Namen sind der Normalfall

Anders als in einer reinen Eigenablage stammen die Dateinamen in geteilten Dropbox-Ordnern überwiegend von außen. Sie folgen den Konventionen des Absenders oder gar keiner erkennbaren Regel. Das lässt sich nicht an der Quelle lösen, denn Sie schreiben Ihren Kunden nicht vor, wie sie ihre Angebote nennen sollen. Es lässt sich aber an der Schleuse lösen: ein lokaler Eingangsordner, in dem alles landet, bevor es in den geteilten Ordner kommt. Filery liest diesen Ordner, schlägt Namen nach Ihrem Muster vor und zeigt jede Änderung vor der Ausführung, sodass nichts unbemerkt passiert.

Dateien müssen auf dem Gerät liegen

Dropbox spart Speicherplatz, indem Dateien nur in der Cloud vorgehalten und im Ordner als Platzhalter angezeigt werden. Für einen Umbenennungslauf ist das entscheidend: Filery arbeitet auf Dateien im Dateisystem und braucht deren Inhalt, um Absender, Datum und Dokumenttyp überhaupt erkennen zu können. Markieren Sie den betreffenden Ordner deshalb vorher so, dass er vollständig auf dem Gerät vorliegt, und warten Sie das Ende der Synchronisierung ab. Dasselbe gilt danach in umgekehrter Richtung: Lassen Sie die neuen Namen vollständig hochladen, bevor jemand im Team den Ordner öffnet. Sonst sehen Kollegen kurzzeitig zwei Fassungen derselben Datei.

Einmalig: ein Muster für Kunden- und Projektordner

Freelancer und kleine Teams fahren gut mit einem schlanken Muster: Jahr und Monat, dann Kunde oder Projektkürzel, dann Dokumenttyp, dann ein kurzes Stichwort. Das reicht, um Angebot, Auftrag, Rechnung und Abnahme eines Projekts in der Dateiliste sicher auseinanderzuhalten, ohne dass die Namen unlesbar lang werden. Verzichten Sie auf Versionszusätze wie final oder neu, weil sie sich erfahrungsgemäß nicht durchhalten lassen und spätestens beim dritten Durchlauf unbrauchbar sind; ein Datum leistet dasselbe zuverlässiger. Das Muster legen Sie in Filery einmal an, danach ist es bei jedem Lauf gesetzt. Für wiederkehrende Kunden lohnt zusätzlich ein festes Kürzel statt des ausgeschriebenen Namens.

Projektabschluss als fester Schritt

Der beste Zeitpunkt für einen Durchgang ist der Projektabschluss, wenn ohnehin aufgeräumt und abgerechnet wird. Der Ablauf: Ordner auf dem Gerät bereitstellen, Filery über den Projektordner laufen lassen, die Vorschlagsliste durchgehen, bestätigen, Synchronisierung abwarten. Danach hat das Projekt eine Dateiliste, die man in einem Jahr noch lesen kann, auch wenn niemand mehr genau weiß, worum es ging. Kündigen Sie den Durchgang kurz im Team an, wenn mehrere Personen mit dem Ordner arbeiten, damit niemand parallel eine Datei geöffnet hat und Konfliktkopien entstehen. Ein fester Termin im Projektabschluss ist verlässlicher als der gute Vorsatz, laufend aufzuräumen.

Was Filery nicht macht und wie es mit Inhalten umgeht

Filery legt keine Ordnerstruktur an, verschiebt keine Dateien in Kundenordner, verwaltet keine Freigaben und ersetzt kein Dokumentenmanagementsystem. Es ändert Dateinamen, mit Vorschau, Bestätigung und Historie, und hört genau dort auf. Zum Inhalt: Die App liest das PDF auf Ihrem Rechner aus und überträgt den Text verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen die erkannten Angaben wie Datum, Absender und Dokumenttyp, aus denen der neue Name entsteht; umbenannt wird danach wieder in Ihrem Dateisystem, und die Dateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Wer eigene API-Keys einsetzen will, nutzt den Custom-Plan. Damit läuft die Analyse über Ihren eigenen Anbietervertrag.

Häufige Fragen

Ja. Filery meldet sich nicht bei Dropbox an, sondern arbeitet auf dem synchronisierten Ordner auf Ihrem Gerät. Ob das Konto privat oder geschäftlich ist, spielt dafür keine Rolle, und es sind keine Freigaben durch die Administration nötig. Das gilt auch für geteilte Teamordner, solange sie auf Ihrem Gerät liegen.

Ja, wenn sie auf dem Gerät vorliegen und nicht nur als Platzhalter erscheinen. Dropbox überträgt die neuen Namen anschließend in die Cloud. Achten Sie darauf, dass die Synchronisierung sowohl vor als auch nach dem Lauf vollständig durchgelaufen ist. Sonst laufen Umbenennung und Synchronisierung gegeneinander.

Das hängt davon ab, wie der Link erzeugt wurde und auf welche Ebene er zeigt. Prüfen Sie kritische Links nach dem Lauf stichprobenartig und geben Sie bei größeren Aufräumaktionen im Team kurz Bescheid, bevor Sie beginnen. Für Links, die bereits an Kunden gegangen sind, prüfen Sie besser einzeln nach.

Nein. Ordner anlegen und Dateien einsortieren bleibt Ihre Aufgabe, ebenso das Verschieben aus dem Eingangsordner in den geteilten Ordner. Filery ändert ausschließlich Dateinamen; die Struktur darüber bestimmen Sie und Ihr Team. Filery ersetzt damit auch kein Dokumentenmanagementsystem, sondern erledigt genau einen Schritt, der davor liegt und sonst liegen bleibt.

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