GoBD-konforme PDF-Dateinamen

Wo im Belegfluss der Name entsteht

Belege kommen auf drei Wegen herein: als Papierpost, die am Multifunktionsgerät gescannt wird, als PDF-Anhang einer Rechnungsmail, und als Download aus Lieferanten- oder Bankportalen. Der richtige Zeitpunkt für die Benennung liegt direkt nach dem Eingang und vor der Ablage im Archiv. Wer erst im Dezember aufräumt, muss zu jedem Beleg wieder in den Inhalt schauen und verliert damit genau die Zeit, die vorne einzusparen wäre. Praktisch heißt das: ein Eingangsordner je Kanal, ein kurzer Filery-Lauf pro Woche, danach die Ablage. Der Aufwand bleibt klein, weil er sich auf viele kleine Stapel verteilt statt sich zum Jahresende aufzutürmen.

Welche Felder in den Belegnamen gehören

Vier Angaben haben sich durchgesetzt: Belegdatum, Geschäftspartner, Belegart und Belegnummer. Das Datum gehört nach vorn, im Format JJJJ-MM-TT, damit der Ordner ohne Zutun chronologisch sortiert. Die Belegart sollte aus einer festen Liste kommen: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Gutschrift, Kassenbeleg, Kontoauszug. Filery liest diese Angaben aus dem PDF aus und setzt sie in Ihr Muster ein, wobei jeder Vorschlag vor der Ausführung sichtbar ist. Bei Belegen ohne eigene Nummer, etwa Quittungen aus dem Einzelhandel, bleibt das Feld leer oder wird durch einen Platzhalter ersetzt. Wichtig ist vor allem, dass die Entscheidung einmal getroffen und danach eingehalten wird.

Das Schema in die Verfahrensdokumentation schreiben

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein Beleg vom Eingang bis zur Aufbewahrung behandelt wird. Das Namensschema gehört in diesen Text: welche Felder, in welcher Reihenfolge, mit welchem Trennzeichen, aus welcher Quelle. Ergänzen Sie, wer den Umbenennungslauf durchführt, wer die Vorschläge prüft und was passiert, wenn ein Feld nicht erkannt wird oder ein Beleg mehrere Geschäftsvorfälle enthält. Damit ist die Benennung kein stilles Bauchgefühl einzelner Mitarbeiter mehr, sondern ein beschriebener Arbeitsschritt mit Zuständigkeit. Für eine Betriebsprüfung ist genau das der Unterschied zwischen einer Ablage, die sich selbst erklärt, und einer, die erklärt werden muss.

Reihenfolge: erst benennen, dann archivieren

Die GoBD verlangen, dass ein Beleg ab dem Zeitpunkt der Aufbewahrung nicht mehr unbemerkt verändert wird. Für den Ablauf heißt das: Die Umbenennung findet davor statt. Ein Beleg wird eingelesen, benannt, geprüft und erst dann in das Archiv oder das Buchhaltungssystem übernommen. Wer die Reihenfolge umdreht und Dateien im Archiv nachträglich umbenennt, erzeugt Erklärungsbedarf und im schlechtesten Fall zwei Stände desselben Belegs, die nebeneinander existieren. Filery zeigt jeden Vorschlag vor der Ausführung an, und die Umbenennungs-Historie in der App hält fest, welcher Lauf welche Datei betroffen hat. Das ist keine Protokollierung im Sinne eines Archivsystems, aber es macht den Schritt nachvollziehbar.

Grenzen und Umgang mit den Belegdaten

Ein Dateiname macht keine Buchhaltung GoBD-konform. Unveränderbarkeit, Protokollierung und Aufbewahrungsfrist leisten Ihr Archivsystem und Ihr Prozess, nicht ein Umbenennungswerkzeug; Filery ist ein Baustein davor und sortiert auch keine Belege in Zielordner ein. Zum Umgang mit den Inhalten: Die App liest das PDF auf Ihrem Rechner aus und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen die erkannten Metadaten, aus denen der neue Name entsteht; umbenannt wird anschließend wieder in Ihrem Dateisystem, und die Dateien selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Wer die Analyse über eigene Schlüssel laufen lassen möchte, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.

Häufige Fragen

Nein. Filery sorgt für einheitliche, sprechende Belegnamen und hält die Läufe in einer Historie fest. Ob Ihre Ablage den GoBD genügt, hängt am Gesamtprozess: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen und eine geschriebene Verfahrensdokumentation. Die Benennung ist ein Baustein davon und für sich genommen kein Nachweis.

Nein, ein konkretes Schema wird nicht vorgegeben. Verlangt wird, dass Belege nachvollziehbar und in angemessener Zeit auffindbar sind. Deshalb zählt weniger, welches Muster Sie wählen, sondern dass Sie eines festlegen, es in der Verfahrensdokumentation beschreiben und dann über alle Belegarten hinweg durchhalten.

Das sollten Sie vermeiden. Umbenennungen gehören vor die Archivierung, nicht danach. Liegt ein Beleg bereits im revisionssicheren Archiv, bleibt er dort unverändert; Korrekturen laufen dann über die Werkzeuge des Archivsystems, das den Vorgang protokolliert und den alten Stand weiterhin vorhält.

In der Regel ja, sofern sie im Dokument abgedruckt ist. Filery liest Datum, Absender, Dokumenttyp und Betreff aus und setzt die Werte in Ihr Muster ein. Jeder Vorschlag wird vor der Ausführung angezeigt, sodass Sie unklare Fälle wie handschriftliche Quittungen vorher korrigieren können.

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