PDFs vor dem DMS-Import umbenennen

Die drei Eingangskanäle vor dem Import

Fast jedes Büro hat drei Quellen, aus denen PDFs ins DMS wandern: den Scanner, der seine Ausgabe in einen festen Ordner auf dem Server legt; Mail-Anhänge, die jemand von Hand in einen Sammelordner speichert; und Portale von Lieferanten, Versicherern oder Banken, aus denen monatlich Belege heruntergeladen werden. Alle drei liefern Namen, die entweder der Absender vergeben hat oder das Gerät durchnummeriert. Bevor Sie an ein Importprofil denken, bündeln Sie diese Kanäle in je einen Eingangsordner. Filery arbeitet ordnerweise, und ein sauber getrennter Eingang ist die Voraussetzung für einen sinnvollen Stapellauf.

Einmalig einrichten: Namensmuster am Importprofil ausrichten

Diese Arbeit fällt genau einmal an. Sehen Sie nach, welche Indexfelder Ihr System beim Import erwartet: bei ecoDMS, DocuWare oder einer SharePoint-Bibliothek sind das meist Dokumentart, Datum und Geschäftspartner. Dieselben Felder bauen Sie in Ihr Namensmuster. Bewährt hat sich das Datum im Format JJJJ-MM-TT an erster Stelle, weil der Ordner dann von selbst chronologisch sortiert. Legen Sie außerdem fest, welche Dokumenttypen es geben darf: eine kurze feste Liste trägt weiter als eine, die mit jedem Beleg wächst. Danach besteht die tägliche Arbeit nur noch aus Ordner wählen und Vorschläge durchsehen.

Der Stapellauf: vier Schritte, die zur Routine werden

Ein Durchgang sieht so aus: Eingangsordner in Filery öffnen, Stapel analysieren lassen, Liste durchgehen, bestätigen. Die App zeigt zu jeder Datei den vorgeschlagenen neuen Namen neben dem alten. Bei Dokumenten mit klarem Briefkopf stimmt der Vorschlag meist, bei handschriftlich ergänzten oder schief eingezogenen Scans korrigieren Sie einzelne Felder. Erst mit der Bestätigung wird tatsächlich umbenannt, vorher passiert nichts an den Dateien. Was danach kommt, bleibt Ihr bisheriger Weg: Ordner auf den Überwachungsordner des DMS legen, Import-Client starten oder über die Weboberfläche hochladen. Für einen Eingang mit dreißig Belegen dauert der Teil davor wenige Minuten, und er lässt sich auch von jemandem übernehmen, der die Belege selbst nicht bearbeitet.

Was der Dateiname im DMS leistet und was nicht

Ein Dateiname ersetzt keine Indexfelder. Sucht Ihr System nach Belegnummer oder Kostenstelle, muss der Wert im Feld stehen. Der Nutzen liegt woanders: Viele Importprofile lesen Bestandteile des Dateinamens aus und verteilen sie auf Felder, sofern der Name einem festen Trennzeichen-Schema folgt. Genau dafür ist ein konsistentes Muster gemacht. Und selbst wo nichts ausgelesen wird, hilft der Name bei jeder Kontrolle: in der Importvorschau, in der Fehlerliste fehlgeschlagener Läufe, im Papierkorb des Systems. Ein Bildschirm voller Document (3).pdf lässt sich nicht prüfen, eine Liste aus Datum, Absender und Typ schon. Das gilt auch für den Fall, dass ein Import abbricht und Sie entscheiden müssen, welche Dateien erneut laufen sollen.

Altbestand, laufender Eingang und der Umgang mit den Inhalten

Trennen Sie Altbestand und Tagesgeschäft. Das Laufwerk mit acht Jahrgängen ist ein eigenes Projekt: ordnerweise vorarbeiten, nach den ersten hundert Dateien prüfen, ob das Muster trägt. Die Umbenennungs-Historie zeigt, was in welchem Lauf geändert wurde. Weil es beim DMS-Import oft um sensible Unterlagen geht, hier der Hinweis ohne Beschönigung: Filery liest das PDF auf Ihrem Rechner aus und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen nur die erkannten Angaben, das Umbenennen passiert wieder im Dateisystem Ihres Geräts, die Dateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Wer eigene Schlüssel einsetzen will, nutzt den Custom-Plan.

Häufige Fragen

Nein. Filery benennt um, mehr nicht. Der Import läuft weiter über den Weg, den Sie heute nutzen: Überwachungsordner, Import-Client oder die Weboberfläche Ihres Systems. Das ist bewusst so gehalten, denn es hält den Umbenennungsschritt unabhängig davon, welches DMS bei Ihnen läuft oder ob Sie es in zwei Jahren wechseln.

Nein, Filery verschiebt keine Dateien. Die umbenannten PDFs bleiben genau dort liegen, wo sie vorher lagen. Das Einsortieren in Mandanten-, Jahres- oder Projektordner übernehmen Sie danach, von Hand oder über eine Regel Ihres Betriebssystems, die auf die nun eindeutigen Namen anspringt. Wer das automatisieren will, braucht dafür ein eigenes Werkzeug.

Die erreicht Filery nicht. Die App arbeitet auf Dateien im Dateisystem, nicht auf Objekten in Ihrem Repository. Nachträgliches Umbenennen im DMS berührt ohnehin Verknüpfungen, Aufbewahrungsregeln und Versionsstände und bleibt damit ein Fall für die Bordmittel des Systems, in dem die Dokumente bereits liegen.

Der Starter-Plan ist kostenlos, ohne Anmeldung nutzbar und deckt 50 Dokumente pro Monat ab, was für einen Test an echten Belegen meist reicht. Für laufende Importe gibt es Business mit 500 Dokumenten monatlich für 30 Euro und Custom für 5 Euro, wenn Sie eigene API-Keys einsetzen.

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