PDFs für den DATEV-Import umbenennen

Belegkreise trennen, bevor umbenannt wird

In DATEV laufen Belege nach Belegkreisen: Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Bank. Diese Trennung sollte schon im Dateisystem sichtbar sein, weil sie später den Upload-Weg und die Zuständigkeit bestimmt. Legen Sie je Monat einen Ordner mit Unterordnern für die Kreise an und sortieren Sie die PDFs beim Eingang grob dorthin. Das kostet beim Ablegen Sekunden und spart beim Hochladen Minuten, weil Sie keinen gemischten Stapel mehr auseinandersortieren müssen. Filery arbeitet anschließend ordnerweise, sodass Sie für Eingangsrechnungen ein anderes Namensmuster fahren können als für Kassenbelege, etwa mit Belegnummer statt mit Betreff. Wer mit mehreren Bankkonten arbeitet, legt für die Kontoauszüge sinnvollerweise gleich einen eigenen Unterordner an.

Einmalig: ein Muster, das zur Belegzuordnung passt

Richten Sie das Namensmuster einmal ein und lassen Sie es danach stehen. Für Eingangsrechnungen haben sich Belegdatum, Kreditor, Belegart und Rechnungsnummer bewährt, das Datum im Format JJJJ-MM-TT an erster Stelle. Der Kreditorenname ist im Dateinamen meist nützlicher als die Kreditorennummer, weil er auf beiden Seiten gelesen wird, in der Kanzlei und bei Ihnen im Haus. Halten Sie außerdem die Schreibweise der Geschäftspartner stabil: einmal Telekom, nicht abwechselnd Telekom AG und Deutsche Telekom, sonst zerfällt die Sortierung. Filery setzt die erkannten Angaben in das Muster ein und zeigt vor der Ausführung, was dabei herauskommt.

Die Monatsroutine bis zum Buchungslauf

Der Ablauf ist kurz und immer gleich. Erstens den Monatsordner abschließen, also nichts mehr nachlegen. Zweitens je Belegkreis einen Filery-Lauf starten und die Vorschlagsliste durchgehen; bei Thermopapier-Kassenbons oder schief eingezogenen Seiten korrigieren Sie einzelne Felder von Hand. Drittens bestätigen, denn erst damit werden die Dateien tatsächlich umbenannt. Viertens hochladen, wie Sie es gewohnt sind: über DATEV Unternehmen online, den Belegtransfer oder den mit Ihrer Kanzlei vereinbarten Weg. Danach beginnt die eigentliche Buchhaltung. Der Umbenennungsschritt hängt sich also vorne an den bestehenden Ablauf an und ändert nichts daran, was dahinter passiert.

Was Filery ausdrücklich nicht tut

Filery kontiert nicht. Es schlägt keine Sachkonten vor, ordnet keine Kostenstellen zu und erzeugt keine Buchungssätze. Das bleibt Aufgabe der Belegerkennung in DATEV und der Person, die bucht. Filery verschiebt auch keine Dateien in Zielordner, legt keine Monatsstruktur an und lädt nichts hoch; die Ordnerstruktur bleibt vollständig Ihre. Wer eine durchgehende Automatisierung von der eingehenden Rechnung bis zum fertigen Buchungsvorschlag sucht, braucht dafür ein anderes Werkzeug. Wer dagegen den Belegstapel vor dem Upload lesbar machen will, findet hier genau diesen einen Schritt, und zwar mit Vorschau, Bestätigung und einer Historie der Läufe.

Kanzlei oder Mandant, und was mit den Belegdaten passiert

Benennen können beide Seiten. Sinnvoll ist es beim Mandanten, weil dort der Beleg entsteht und Rückfragen dadurch kürzer ausfallen. Kanzleien, die Belege in Papier oder als Sammelscan bekommen, benennen stattdessen nach dem Scan, Mandant für Mandant und Monat für Monat. Zum Datenschutz gehört die genaue Beschreibung: Filery liest das PDF auf Ihrem Rechner aus und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen nur die erkannten Metadaten, das Umbenennen geschieht danach wieder im Dateisystem, und die Belege werden nicht dauerhaft gespeichert. Kanzleien mit eigenem Anbietervertrag nutzen den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.

Häufige Fragen

Nein. Filery benennt Dateien anhand der erkannten Angaben um und fasst dabei kein Konto an. Die Kontierung bleibt vollständig in DATEV, ob über die Belegerkennung, über Buchungsvorschläge oder manuell durch die Kanzlei. Der Dateiname hilft dort nur beim Zuordnen und Wiederfinden.

Ja. Die umbenannten PDFs laden Sie wie bisher hoch, über die Weboberfläche, den Belegtransfer oder den mit Ihrer Kanzlei vereinbarten Weg. Filery greift nicht in DATEV ein, benötigt keine Schnittstelle und setzt keine bestimmte Version oder Lizenz auf Ihrer Seite voraus.

Meist ja, weil der Nutzen nicht nur beim Hochladen entsteht, sondern bei jeder späteren Suche und bei Rückfragen aus der Kanzlei. Für diese Größenordnung reicht der kostenlose Starter-Plan mit 50 Dokumenten pro Monat, der ohne Anmeldung nutzbar ist. Wächst das Volumen, wechseln Sie später auf Business.

Dafür lässt sich OCR zuschalten, damit überhaupt Text zum Auswerten vorliegt. Bei sehr blassen Thermobons bleibt die Erkennung trotzdem unsicher, deshalb zeigt Filery jeden Vorschlag vorab an. Unklare Fälle korrigieren Sie in der Liste, bevor Sie den Lauf bestätigen. Ein blasser Bon lässt sich zur Not auch von Hand benennen.

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