Was von außen in die Praxis kommt
Laborbefunde, Histologiebefunde, radiologische Berichte, Entlassbriefe aus dem Krankenhaus, Arztbriefe mitbehandelnder Kollegen, Bescheinigungen, Kostenvoranschläge von Laboren und Sanitätshäusern: Fast alles davon erreicht die Praxis als PDF, und fast nichts davon trägt einen Namen, der zur eigenen Ablage passt. Wer den Umweg über das Öffnen jeder einzelnen Datei spart, gewinnt am Empfang genau die Minuten, die zwischen zwei Patienten fehlen. Der Dateiname sollte deshalb die drei Angaben tragen, nach denen später gesucht wird: Patient, Datum, Befundart.
Welches Datum gehört in den Namen
Ein Laborbefund kennt mindestens drei Daten: Probenentnahme, Befunderstellung und Eingang in der Praxis. Für den Verlauf einer Behandlung ist das Untersuchungsdatum entscheidend, nicht der Tag, an dem das PDF ankam. Filery liest das Datum aus dem Dokument, sodass die Sortierung dem medizinischen Verlauf folgt. Bei häufigen Nachnamen lohnt ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal im Muster, etwa die Patientennummer aus dem Praxisverwaltungssystem statt des Geburtsdatums, das nicht in jeden geteilten Ordner gehört.
Der Quartalsrhythmus der Abrechnung
Die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung läuft quartalsweise, Honorarbescheide und Restzahlungen kommen zeitversetzt, Privatliquidationen nach GOÄ laufen parallel. Diese Unterlagen gehören nicht in die Patientenablage, sondern in die Praxisverwaltung, und sie werden nach Quartal gesucht, nicht nach Tag. Ein Muster mit 2024-Q1 an erster Stelle macht die Abrechnungsordner sofort sortierbar und hält sie von den Befunden getrennt. Dieselbe Logik trägt auch Verträge, Wartungsverträge für Medizingeräte und Lieferantenrechnungen.
Aufbewahrung: zehn Jahre und länger
Nach § 630f BGB ist die Patientenakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine längere Frist gilt. Für Röntgenaufzeichnungen sieht das Strahlenschutzgesetz eigene Fristen vor, bei Behandlungen mit ionisierender Strahlung deutlich längere als zehn Jahre. Über solche Zeiträume wechselt das Praxisteam mehrfach. Ein Dateiname, den nur die damalige Mitarbeiterin verstand, ist dann wertlos. Sprechende Namen sind die einfachste Form von Dokumentation, die ohne zusätzliches System auskommt.
Schweigepflicht: wie die Analyse abläuft
Geöffnet und ausgelesen wird das PDF auf dem Praxisrechner, der Textinhalt wird verschlüsselt zur KI-Analyse übermittelt. Zurück fließen nur die erkannten Angaben, die Umbenennung selbst erfolgt wieder auf dem Gerät, und die Dokumente werden nicht dauerhaft vorgehalten. Für Patientendaten gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB, und die Einbindung eines Dienstleisters ist vorab zu prüfen und vertraglich zu regeln. Manche Praxen beginnen deshalb bei Dokumenten ohne Patientenbezug. Wer den Analyseweg selbst bestimmen will, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys.
Ablauf am Empfang
Der Scanner legt die Tagespost in einen Ordner, Filery läuft einmal darüber, das Team bestätigt die Vorschläge und importiert die Dateien danach wie gewohnt ins Praxisverwaltungssystem. Faxe und ältere Befunde ohne Textebene brauchen die zuschaltbare OCR. Jede Umbenennung steht in der Historie der App, sodass nachvollziehbar bleibt, wie eine Datei vorher hieß. Das Namensmuster legen Sie einmal fest und ändern es danach nicht mehr, sonst entstehen zwei Generationen von Dateinamen nebeneinander.
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