Was auf einem Zertifikat steht
Ein Managementsystem-Zertifikat nennt die Norm mit Ausgabestand, etwa ISO 9001:2015, den Geltungsbereich mit Standort und Tätigkeit, den Zertifikatsinhaber, eine Registrier- oder Zertifikatsnummer, das Ausstellungsdatum und ein Gültigkeitsende. Dazu kommen die Zertifizierungsstelle und meist das Zeichen der Akkreditierungsstelle. Für den Dateinamen relevant sind vier davon: Norm, Aussteller, Datum und optional die Zertifikatsnummer. Der Geltungsbereich ist zu lang für einen Dateinamen und gehört in die Ordnerstruktur, wenn ein Unternehmen mehrere Standorte getrennt zertifiziert hat. Die Zertifikatsnummer lohnt sich vor allem dann, wenn die Zertifizierungsstelle bei Rückfragen danach fragt oder das Zertifikat in einem öffentlichen Register geführt wird.
Warum die Norm vor dem Aussteller steht
2024-06_ISO-9001_Zertifikat_TUeV-Rheinland.pdf ordnet die Felder nach der Frage, die tatsächlich gestellt wird. Gesucht wird nach ISO 9001, nie nach der Zertifizierungsstelle — deshalb steht die Norm direkt hinter dem Datum und der Aussteller dahinter. Das Datum trägt nur Jahr und Monat, weil der Tag der Ausstellung in der Praxis keine Rolle spielt. Umlaute schreibt Filery in eine dateisystemtaugliche Form um, hier TUeV-Rheinland, damit der Name beim Hochladen in Ausschreibungsportale und beim Kopieren zwischen Systemen unverändert bleibt. Wechselt die Zertifizierungsstelle nach einer Ausschreibung, bleibt die Reihe im Ordner trotzdem zusammenhängend, weil die Norm das führende Feld ist.
Ausstellung oder Gültigkeitsende — welches Datum nützt mehr
Managementsystem-Zertifikate laufen üblicherweise drei Jahre, mit jährlichen Überwachungsaudits dazwischen. Für die Frage, ob ein Nachweis noch trägt, ist deshalb das Gültigkeitsende die nützlichere Angabe, für die Historie das Ausstellungsdatum. Beides lässt sich kombinieren: Ausstellung vorn für die chronologische Sortierung, Gültigkeitsende als zusätzliches Feld am Ende. Dann sehen Sie in der Ordneransicht auf einen Blick, welche Zertifikate im laufenden Jahr auslaufen. Filery erkennt beide Daten, sofern sie im Dokument beschriftet sind; welche im Muster landen, entscheiden Sie. Fehlt eines der beiden Daten im Dokument, bleibt das Feld leer, statt dass ein Datum ergänzt wird, das so nicht im Zertifikat steht.
Rezertifizierung, Überwachungsaudits und abgelaufene Nachweise
Nach drei Jahren kommt ein neues Zertifikat für dieselbe Norm von derselben Stelle. Norm, Aussteller und Typ sind identisch — ohne Datum im Namen kollidieren die Dateien, und das alte würde überschrieben. Genau deshalb steht das Datum vorn. Abgelaufene Zertifikate sollten Sie nicht löschen: Bei Audits wird die lückenlose Kette der Zertifizierungen gefragt. Ein Unterordner für abgelaufene Nachweise oder ein zusätzliches Typfeld hält sie greifbar, ohne die aktuelle Ansicht zu überfrachten. Bestätigungen über bestandene Überwachungsaudits bekommen einen eigenen Dokumenttyp, weil sie kein Zertifikat ersetzen. Die Typbezeichnungen legen Sie einmal im Muster fest.
Schulungsnachweise folgen einem anderen Muster
Bei personenbezogenen Nachweisen — Ersthelfer, Staplerschein, Sachkundenachweis, Brandschutzhelfer, Fachkundeschulungen — ist nicht die Norm das Ordnungsmerkmal, sondern die Person. Hier gehört der Name nach vorn, dann die Qualifikation, dann das Datum. Viele dieser Nachweise haben ein Wiederholungsintervall von zwei oder drei Jahren, weshalb auch hier das Ablaufdatum als Feld sinnvoll ist. Weil es sich um Personaldaten handelt, gelten dieselben Überlegungen wie bei Personalunterlagen: Die Qualifikation im Dateinamen ist unkritisch, weitergehende Angaben haben dort nichts zu suchen. In der Praxis bewährt sich ein eigener Ordner für personenbezogene Nachweise, getrennt von den Systemzertifikaten des Unternehmens.
Wie die Nachweise verarbeitet werden
Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse; zurück kommen ausschließlich die erkannten Felder wie Norm, Aussteller und Datum. Das Umbenennen läuft danach wieder auf dem Gerät, die Zertifikate selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Für Qualitätsmanagement-Abteilungen, die auch personenbezogene Schulungsnachweise verarbeiten, ist der Custom-Plan für 5 Euro im Monat mit eigenen API-Keys die Variante, bei der die Analyse im eigenen Vertragsverhältnis bleibt. Vor jeder Umbenennung sehen Sie den Vorschlag neben dem bestehenden Namen und können einzelne Dateien abwählen; die Historie in der App zeigt später den ursprünglichen Namen.
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Wir arbeiten derzeit an der offiziellen Code-Signatur für Windows. Der Download ist schon verfügbar – Windows Defender oder SmartScreen können eine Warnung anzeigen, weil die App noch nicht zertifiziert ist. Mit „Weitere Informationen“ → „Trotzdem ausführen“ können Sie trotzdem installieren.
Systemanforderungen: macOS 10.14+, Windows 10/11
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