Tausende PDFs nachträglich umbenennen

Der Ordner vom alten Rechner enthält 2.847 Dateien, die alle file_0001.pdf bis file_2847.pdf heißen. Irgendwo darin stecken Verträge, die Sie noch brauchen, und sehr viel, das weg kann. Solche Bestände scheitern selten an der Technik, sondern an der Reihenfolge: Wer sofort mit dem Umbenennen anfängt, benennt vor allem Müll um. Der folgende Ablauf hat sich als der belastbarere erwiesen.

Kostenlos herunterladen

Vorher & Nachher

file_0001.pdf ... file_2847.pdf 2022-01_Telekom_Rechnung.pdf ... 2024-12_Vodafone_Vertrag.pdf

Warum der Rückstau nicht von allein kleiner wird

Ein solcher Bestand hat keinen natürlichen Anlass, angefasst zu werden. Es gibt keinen Stichtag, keine Frist und keinen Kollegen, der danach fragt — nur das dumpfe Wissen, dass irgendwo eine Police liegt. Gleichzeitig wächst der Ordner weiter, weil jedes Jahr neue Exporte und Archivkopien dazukommen. Ohne einen abgegrenzten Ablauf mit klarem Anfang und Ende landet die Aufgabe jedes Quartal auf derselben Liste und wird jedes Quartal verschoben. Der erste Schritt ist deshalb nicht technisch, sondern eine Entscheidung über den Umfang: ein Ordner, ein Nachmittag.

Erster Schritt: aussortieren statt umbenennen

Bevor eine einzige Datei einen neuen Namen bekommt, wird reduziert. Sortieren Sie den Ordner nach Dateigröße und nach Datum: Dubletten aus Backup-Läufen, Newsletter-PDFs, Prospekte und Anleitungen erkennen Sie meist an der Größe oder daran, dass zwanzig Dateien dieselbe Byte-Zahl haben. Was vom Rechtlichen her nicht aufbewahrt werden muss und praktisch nie gebraucht wird, kann weg. Jede Datei, die Sie hier löschen, müssen Sie nicht analysieren, nicht prüfen und nicht in Ihrem Dokumentkontingent verbrauchen.

Zweiter Schritt: das Namensmuster vorher festlegen

Legen Sie das Muster fest, bevor der erste Durchlauf startet, denn ein Wechsel mittendrin erzeugt genau die Uneinheitlichkeit, die Sie beseitigen wollen. Bewährt hat sich das Belegdatum in ISO-Form am Anfang, danach der Absender, danach der Dokumenttyp, optional eine Belegnummer: 2022-01-14_Telekom_Rechnung_RE-8834. Entscheiden Sie außerdem bewusst, ob das Ausstellungsdatum oder der Leistungszeitraum vorne steht — bei Jahresabrechnungen macht das einen hörbaren Unterschied, wenn Sie später chronologisch sortieren. In Filery stellen Sie Muster und Datumsformat in der Konfiguration ein.

Dritter Schritt: Kopie anlegen und Testlauf fahren

Kopieren Sie den Ordner, bevor Sie irgendetwas anfassen. Das ist bei jedem Stapelvorgang die vernünftige Vorsichtsmaßnahme, unabhängig vom Werkzeug. Lassen Sie dann bewusst nicht die saubersten dreißig Dokumente prüfen, sondern einen repräsentativen Querschnitt: einen schlechten Scan, eine mehrseitige Sammelrechnung, einen Vertrag ohne Datum im Fließtext. Filery zeigt jeden Vorschlag neben dem alten Namen, bevor umbenannt wird. Zählen Sie, wie viele Sie nacharbeiten müssten — daraus ergibt sich, ob das Muster taugt oder nachgeschärft gehört.

Vierter Schritt: stapelweise durchziehen

Danach arbeiten Sie Ordner für Ordner ab, nicht den gesamten Bestand am Stück. Das hält die Prüfstrecke überschaubar und Sie können jederzeit aufhören, ohne einen halb bearbeiteten Zustand zu hinterlassen. Rechnen Sie das Kontingent ein: Der Starter-Plan deckt 50 Dokumente pro Monat ab, Business 500. Ein Bestand von 2.800 Dateien verteilt sich damit über mehrere Monate, oder Sie nutzen den Custom-Plan für 5 € im Monat mit eigenen API-Schlüsseln und rechnen die Analyse direkt beim Modellanbieter ab.

Häufige Fragen

Ja. Filery ändert den Dateinamen, nicht den Speicherort. Wenn Sie die Struktur ohnehin überarbeiten wollen, verschieben Sie zuerst und benennen Sie danach um — sonst laufen Sie zweimal über denselben Bestand.

Ein Durchlauf ist durch die Ordnergröße begrenzt, nicht durch eine feste Obergrenze. Das monatliche Kontingent richtet sich nach dem Plan: 50 im Starter, 500 im Business. Im Custom-Plan rechnen Sie die Nutzung über eigene Schlüssel ab.

Dafür gibt es die zuschaltbare OCR. Sie kostet Zeit pro Datei und hängt an der Scanqualität. Bei einem großen Altbestand lohnt es sich, zuerst zu prüfen, wie hoch der Anteil solcher Dateien überhaupt ist.

Ausgelesen wird das PDF auf Ihrem Rechner; der ausgelesene Inhalt geht verschlüsselt in die KI-Analyse, zurück kommen die erkannten Metadaten. Das Umbenennen erledigt die App anschließend auf Ihrem Gerät, und eine dauerhafte Speicherung der Dateien findet nicht statt.

Die Umbenennungs-Historie in der App hält fest, was verarbeitet wurde. Die verlässlichere Absicherung bei tausenden Dateien bleibt trotzdem die Kopie des Ordners, die Sie vor dem Start angelegt haben.

Weitere Themen

PDF-Chaos im Ordner auflösen
Dateinamen-Konventionen automatisch durchsetzen
Scanner-Dateien sinnvoll benennen

Jetzt herunterladen

Wählen Sie Ihre Plattform und beginnen Sie mit der automatischen Dokumentumbenennung

macOS

Universal (Apple Silicon & Intel)

Herunterladen (DMG)

Windows

Windows 10 & 11

Herunterladen (EXE)

Wir arbeiten derzeit an der offiziellen Code-Signatur für Windows. Der Download ist schon verfügbar – Windows Defender oder SmartScreen können eine Warnung anzeigen, weil die App noch nicht zertifiziert ist. Mit „Weitere Informationen“ → „Trotzdem ausführen“ können Sie trotzdem installieren.

Systemanforderungen: macOS 10.14+, Windows 10/11

Alle Downloads werden mit HTTPS gesichert übertragen.