Warum SCAN0001 entsteht
Ein Scanner weiß nichts über den Inhalt. Er erzeugt eine Bilddatei und braucht dafür einen eindeutigen Namen, also nimmt er ein Präfix und einen Zähler. Manche Geräte setzen stattdessen einen Zeitstempel, was besser aussieht und wenig hilft: img_20240315 sagt Ihnen, wann Sie gescannt haben, nicht, von wann das Dokument ist. Zähler haben zusätzlich die unangenehme Eigenschaft, nach einem Zurücksetzen der Geräteeinstellungen wieder bei null zu beginnen — daher die Namenskollisionen beim Ablegen.
Was Sie am Gerät selbst einstellen können
Bevor Sie über Software nachdenken, holen Sie aus dem Gerät, was drin ist. Die meisten Multifunktionsdrucker und Dokumentenscanner erlauben mehrere Scan-Profile mit eigenem Zielordner und eigenem Dateipräfix: ein Profil für Eingangsrechnungen, eines für Verträge, eines für Privatpost. Damit ist die grobe Einordnung schon erledigt, bevor eine Datei entsteht. Stellen Sie außerdem die Ausgabe auf durchsuchbares PDF, falls das Gerät das anbietet, und scannen Sie mit 300 dpi in Graustufen — das ist der beste Kompromiss aus Erkennbarkeit und Dateigröße.
Den Stapel richtig vorbereiten
Ein großer Teil der späteren Erkennungsprobleme entsteht vor dem Scan. Klammern und Heftstreifen gehören raus, sonst zieht der Einzug schief ein und die Zeilen stehen im Bild gekippt. Mehrseitige Belege nicht zusammen mit dem nächsten Dokument einziehen — sonst entsteht eine Datei, die zwei Absender enthält und sich nicht sauber zuordnen lässt. Beidseitig bedruckte Post scannen Sie im Duplexmodus und aktivieren die Leerseitenerkennung, falls das Gerät sie anbietet. Zehn Minuten Vorbereitung am Stapel sparen später mehr Nacharbeit als jede Einstellung in der Software.
Scandatum ist nicht Belegdatum
Dieser Punkt wird unterschätzt. Wenn Sie den Poststapel der letzten drei Wochen an einem Samstag scannen, tragen alle Dateien dasselbe Datum — Ihren Samstag. Sortieren Sie den Ordner später chronologisch, stehen Rechnungen aus drei verschiedenen Wochen in beliebiger Reihenfolge nebeneinander, und für die Buchhaltung ist die Zuordnung wertlos. Brauchbar wird es erst, wenn das Datum aus dem Dokument selbst stammt. Genau das kann ein Gerät nicht liefern, weil es den Inhalt nicht liest.
Wenn keine Textebene vorhanden ist
Viele Geräte legen ein reines Bild-PDF ab. Für das Betriebssystem ist darin kein Text enthalten, also findet die Volltextsuche nichts, und auch ein inhaltsbasiertes Werkzeug kann zunächst nichts auswerten. Filery Rename hat dafür eine zuschaltbare OCR: Fehlt die Textebene, wird die Seite als Bild verarbeitet und die Zeichenerkennung vorgeschaltet. Das kostet Zeit pro Datei und hängt spürbar an der Scanqualität — schiefe Vorlagen, Durchschlagpapier und sehr helle Ausdrucke bleiben schwierig.
Wie Filery den Scan-Ordner abarbeitet
Sie richten einen Scan-Ordner ein und lassen Filery in festem Rhythmus darüber laufen. Die App liest jedes PDF aus, erkennt Absender, Belegdatum, Dokumenttyp und Betreff und schlägt einen Namen nach Ihrem Muster vor, etwa Datum_Absender_Typ. Aus SCAN0001.pdf wird so 2024-03-15_Stadtwerke_Jahresabrechnung_Strom.pdf. Jeder Vorschlag steht vor der Umbenennung neben dem alten Namen, einzeln oder für den ganzen Ordner. Eine automatische Ordnerüberwachung gibt es nicht — Sie starten den Durchlauf selbst.
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