Die Dokumente der Gründungsphase überdauern das Team
Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Gesellschafterlisten, Wandeldarlehen, Term Sheets, Beteiligungs- und Gesellschaftervereinbarungen, Beschlüsse der Gesellschafterversammlung, Beteiligungsprogramme für Mitarbeitende: Diese Unterlagen entstehen verteilt über Jahre und werden selten gebraucht, dann aber dringend. Wer sie beim Entstehen mit Datum, Gegenpartei und Dokumentart benennt, muss sie später nicht rekonstruieren. Das kostet beim Ablegen fünf Sekunden und spart in der Due Diligence Stunden, in denen niemand sonst etwas anderes tut. Gleiches gilt für Datenschutzvereinbarungen mit Auftragsverarbeitern und für die Kundenverträge der ersten Jahre, nach denen im Exit-Fall gefragt wird.
Der Datenraum entscheidet über das Tempo
In einer Finanzierungsrunde bekommt der Investor Zugriff auf einen strukturierten Datenraum, und seine Anwälte arbeiten eine Liste ab. Jede Datei, die sie nicht zuordnen können, wird zur Rückfrage, und jede Rückfrage kostet einen Tag. Ein Ordner mit Dateien namens Vertrag_final_final.pdf erzeugt genau diese Rückfragen. Namen, die Datum, Gegenpartei und Dokumentart nennen, lassen sich dagegen direkt in die Struktur des Datenraums einsortieren, ohne dass jemand jede Datei vorher öffnet.
Versionen sind gefährlicher als fehlende Dateien
Bei Verträgen liegt oft ein halbes Dutzend Fassungen vor: Entwurf, kommentierte Fassung der Gegenseite, Verhandlungsstand, unterschriebene Version. Der Zusatz final sagt darüber nichts aus, weil er in jeder zweiten Datei steht. Brauchbar ist stattdessen das Datum im Namen, ergänzt um einen eindeutigen Statusbegriff wie Entwurf oder unterzeichnet. Dann ist die gültige Fassung in der sortierten Liste die unterste, und niemand schickt versehentlich einen Entwurf an den Investor. Die unterzeichnete Fassung gehört zusätzlich an eine Stelle, an der sie niemand überschreibt.
Förderbescheide und Nachweise
Viele Startups finanzieren die Frühphase über Förderprogramme, und jedes davon verlangt Nachweise: Bescheid, Mittelabrufe, Zwischen- und Verwendungsnachweise, oft mit Belegen, die eindeutig dem geförderten Projekt zugeordnet sein müssen. Wenn diese Belege bereits im Dateinamen das Programm und das Projektjahr tragen, ist die Zusammenstellung des Nachweises eine Auswahl aus einer Liste. Andernfalls beginnt sie mit der Frage, welche Rechnung überhaupt zum Projekt gehörte.
Wachsendes Team, wechselnde Zuständigkeit
Am Anfang macht ein Gründer die Ablage, dann eine Werkstudentin, dann jemand im Bereich Finance. Bei jedem dieser Wechsel geht Kontext verloren, denn die Abkürzungen der ersten Phase erklärt niemand mehr. Ein Namensmuster, das schriftlich festgehalten ist und von allen verwendet wird, ist die billigste Form von Übergabedokumentation. Es wirkt am besten, wenn es früh festgelegt wird, solange der Bestand noch klein genug ist, um ihn einmal durchzuziehen. Ein Satz im internen Handbuch reicht dafür aus.
Verarbeitung und Tarife
Das Dokument wird auf Ihrem Gerät ausgelesen, der Textinhalt verschlüsselt an die KI-Analyse übergeben, und sobald die erkannten Felder zurück sind, erfolgt die Umbenennung wieder auf dem Gerät. Dauerhaft gespeichert werden die Verträge dabei nicht. Der Starter-Plan ist kostenlos, umfasst 50 Dokumente im Monat und braucht keine Anmeldung, was für die Gründungsphase meist genügt. Der Business-Plan kostet 30 Euro monatlich für 500 Dokumente, der Custom-Plan 5 Euro bei eigenen API-Schlüsseln.
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