Kleinbetragsbelege sind die schwierigsten Dokumente
Eine Rechnung hat einen Briefkopf, eine Quittung hat keinen. Bei Taxi-, Parkhaus- und Kassenbelegen steht der Anbietername oft nur klein in der Fußzeile, das Layout ist auf Bonbreite ausgelegt, und der Betrag taucht dreimal auf: als Zwischensumme, als Steueranteil und als Gesamtbetrag. Dazu kommen Belege, die als Foto eines Thermopapierstreifens ins PDF gewandert sind. Filery wertet den gesamten Beleg aus statt feste Positionen abzufragen, und der Gesamtbetrag lässt sich in aller Regel identifizieren. Trotzdem gilt für diese Belegart mehr als für jede andere: in der Vorschau nachsehen, bevor bestätigt wird.
Warum Dienstreise-Berlin im Namen steht, obwohl es nicht auf dem Beleg steht
Auf keiner Taxiquittung steht, dass sie zu einer Dienstreise nach Berlin gehört — das weiß nur, wer die Reise gemacht hat. Dieses Feld kommt deshalb nicht aus der Erkennung, sondern als feste Vorgabe aus dem Namensmuster, das Sie für den Ordner dieser Reise hinterlegen. Datum, Kostenart und Betrag liest Filery aus dem Dokument, die Reisezuordnung geben Sie einmal vor. Genau diese Mischung macht 2024-03-15_Dienstreise-Berlin_Taxi_12-50-EUR.pdf möglich: ein Ordner pro Reise, ein festes Feld darin, und alles Übrige entsteht beim Durchlauf. Für die nächste Reise legen Sie einen neuen Ordner an und ändern nur dieses eine Feld.
Der Betrag im Dateinamen und seine Schreibweise
12-50-EUR statt 12,50 Euro hat einen praktischen Grund: Komma und Währungszeichen gehören zu den Zeichen, die in Dateinamen zwischen Betriebssystemen und Cloudspeichern Ärger machen. Filery ersetzt sie nach einer festen Regel, sodass alle Belege einer Reise dieselbe Schreibweise tragen. In den Namen gehört der Bruttobetrag, denn er ist der Betrag, der erstattet wird. Die enthaltene Umsatzsteuer steht im Beleg und wird in der Abrechnung erfasst, nicht im Dateinamen. Wer die Summe einer Reise prüfen will, sieht sie beim Durchscrollen des Ordners, ohne eine Datei zu öffnen. Geprüft wird trotzdem im Beleg.
Was der Beleg für den Vorsteuerabzug leisten muss
Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung mit Aussteller, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Darüber sind die vollständigen Pflichtangaben nötig, inklusive des Namens des Leistungsempfängers — bei Hotelrechnungen deshalb unbedingt auf die Firma ausstellen lassen, nicht auf die reisende Person. Bewirtungsbelege brauchen zusätzlich Anlass und Teilnehmer, und die werden fast immer handschriftlich auf die Rückseite geschrieben. Die Texterkennung liest Handschrift nicht zuverlässig, also gehören diese Angaben in die Abrechnung und nicht in den Dateinamen. Der Dateiname ersetzt keine Belegprüfung, er macht den Beleg nur auffindbar. Erkannt wird nur, was gedruckt ist.
Mehrere Quittungen auf einem Blatt
Der klassische Sonderfall der Reisekostenabrechnung: Fünf kleine Quittungen werden auf ein A4-Blatt geklebt und gemeinsam gescannt. Filery behandelt eine Datei als ein Dokument und würde Anbieter und Betrag der obersten Quittung übernehmen, während die anderen vier im Vorschlag untergehen. Für eine prüfbare Abrechnung ist ohnehin ein Beleg je Datei die bessere Wahl. Ähnlich gelagert ist die Sammelrechnung des Bahnanbieters über mehrere Fahrten — die ist ein Beleg und bleibt eine Datei, sollte aber im Namen den Zeitraum statt eines Einzeldatums tragen. Die Trennung lohnt sich für die Prüfbarkeit. Ein Beleg, eine Datei.
Wie die Belegdaten verarbeitet werden
Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus, bei fotografierten Belegen über die zuschaltbare Texterkennung, und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen die erkannten Metadaten — Anbieter, Datum, Art, Betrag —, umbenannt wird wieder auf dem Gerät, und die Belege selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Für den Einstieg reicht der kostenlose Starter-Plan mit 50 Dokumenten im Monat, was etwa drei bis vier Dienstreisen entspricht. Wer die Analyse über eigene Schlüssel abwickeln will, nutzt den Custom-Plan für 5 Euro im Monat. Vor dem Umbenennen prüfen Sie jeden Vorschlag in der Vorschau.
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