Mietverträge als PDF umbenennen

Das Objekt ist der Ordnungsschlüssel, nicht die Person

Bei gewöhnlichen Verträgen steht der Vertragspartner vorn. Bei Mietverträgen ist das die schlechtere Wahl, denn Mieter wechseln und das Objekt bleibt. Über zehn Jahre sammeln sich zu einer Wohnung drei Mietverhältnisse mit je einem Vertrag, mehreren Nachträgen und zwei Übergabeprotokollen. Steht die Anschrift im Namen an zweiter Stelle direkt hinter dem Datum, liegt die gesamte Historie einer Wohnung im Ordner beieinander, chronologisch sortiert und unabhängig davon, wer gerade dort wohnt. Der Mietername folgt dahinter und beantwortet die zweite Frage: Zu welchem Mietverhältnis gehört das Dokument. Beide Felder liest Filery aus dem Vertrag.

Welche Felder ein Mietvertrag hergibt

Auf Seite eins stehen Vermieter und Mieter mit vollständigem Namen, die Anschrift des Mietobjekts und die genaue Lage der Wohnung — zweites Obergeschoss links, Wohnungsnummer, manchmal eine Wirtschaftseinheitsnummer der Verwaltung. Es folgen Mietbeginn, gegebenenfalls eine Befristung, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und Kaution. Für den Dateinamen brauchbar sind Anschrift, Mietbeginn und Mieter. Die Lage im Haus lohnt als zusätzliches Feld, sobald in einem Gebäude mehrere Einheiten vermietet sind, weil Musterstr-12 dann für acht Wohnungen gilt. Mietbeträge gehören nicht in den Namen; sie ändern sich und stehen im Dokument. Die Kaution ebenso wenig. Erkannt wird alles aus dem Vertragstext.

Mietbeginn statt Unterschriftsdatum

Im Zielnamen steht 2024-01-01, obwohl der Vertrag höchstwahrscheinlich im Dezember unterschrieben wurde. Das ist Absicht: Gesucht wird nach dem Zeitraum, in dem ein Mietverhältnis bestand, nicht nach dem Tag der Unterschrift. Der Mietbeginn ist außerdem der Bezugspunkt für Kündigungsfristen, Staffelstufen und die Abrechnungsperiode der Nebenkosten. Filery erkennt beide Daten im Vertrag; welches ins Muster geht, legen Sie fest. Bei unbefristeten Verträgen bleibt es beim Mietbeginn, bei befristeten Verträgen nehmen manche Verwaltungen zusätzlich das Ende als eigenes Feld auf, um auslaufende Mietverhältnisse in der Ordneransicht zu sehen. Erkannt werden beide Angaben aus dem Vertragstext.

Nachträge, Mieterhöhungen, Protokolle und Kündigungen

Alles, was nach dem Vertrag kommt, sollte denselben Stamm aus Anschrift und Mieter tragen und sich nur im Typfeld unterscheiden: Nachtrag, Mieterhoehung, Uebergabeprotokoll, Kuendigung, Nebenkostenabrechnung. Das Datum vorn ist bei diesen Dokumenten das Datum des jeweiligen Vorgangs, nicht der Mietbeginn — nur so ergibt die chronologische Reihenfolge im Ordner den Verlauf des Mietverhältnisses ab. Ein Sonderfall sind Nachträge, die den Mieter gar nicht mehr nennen, sondern nur auf den Vertrag vom soundsovielten verweisen. Dort bleibt das Mieterfeld leer und wird in der Vorschau ergänzt. Die Typbezeichnungen legen Sie einmal fest.

Eigentümer und Hausverwaltung im selben Muster

Doppelablagen entstehen fast immer an der Schreibweise der Anschrift: Musterstraße 12, Musterstr. 12, Muster Str.12. Sobald Eigentümer und Verwaltung dieselben Dokumente unterschiedlich benennen, findet die Suche nur noch die Hälfte. Ein gemeinsam abgestimmtes Muster mit einer festgelegten Kurzform — Musterstr-12, ohne Punkt, ohne Leerzeichen, Umlaute umgeschrieben — löst das dauerhaft. Filery setzt diese Schreibweise bei jedem Durchlauf gleich, auch wenn die Adresse im Vertrag anders formatiert ist. Bei einem Verwalterwechsel lässt sich der übernommene Altbestand in einem Stapel auf dasselbe Muster bringen. Vorher lohnt ein Testlauf über wenige Dateien. Das spart spätere Korrekturen.

Was mit dem Vertragsinhalt passiert

Mietverträge enthalten Namen, Anschriften und Bankverbindungen. Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse; zurück kommen nur die erkannten Felder. Das Umbenennen erfolgt danach wieder auf dem Gerät, die Verträge selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Verwaltungen, die fremde Mieterdaten treuhänderisch halten, fahren die Analyse sinnvollerweise über den Custom-Plan für 5 Euro im Monat mit eigenen API-Keys, weil die Verarbeitung dann im eigenen Vertragsverhältnis mit dem KI-Anbieter liegt. Vor jeder Umbenennung sehen Sie den Vorschlag neben dem bestehenden Namen, und die Historie in der App hält fest, wie die Datei vorher hieß.

Häufige Fragen

Nur eingeschränkt. In Formularverträgen sind Mietbeginn, Miethöhe und die Namen häufig handschriftlich in vorgedruckte Felder eingetragen, und Handschrift bleibt für die Texterkennung unzuverlässig. Der gedruckte Teil wird erkannt, die handschriftlichen Angaben sollten Sie in der Vorschau ergänzen. Der Rest des Musters greift trotzdem.

Umlaute werden umgeschrieben und Zeichen, die in Dateinamen Probleme machen, ersetzt. Aus Musterstraße 12 wird Musterstr-12. Wichtig ist vor allem, dass die Schreibweise über alle Dokumente eines Objekts hinweg identisch ist — das übernimmt das Muster. Die Vorgabe gilt dann für jeden Durchlauf.

Ja. Da die Anschrift aus dem Dokument gelesen und nicht fest vorgegeben wird, können Verträge verschiedener Objekte im selben Stapel liegen. Nach dem Umbenennen sortieren sie sich anhand des Musters von selbst auseinander. Für Verwaltungen mit vielen Einheiten ist das der übliche Weg.

Der Aufbau ist vergleichbar, nur steht statt einer Privatperson eine Firma als Mieter im Rubrum und statt der Wohnungslage oft eine Flächenangabe. Das Muster funktioniert unverändert; sinnvoll ist ein eigener Dokumenttyp, um Wohn- und Gewerbemietverträge zu trennen. Die Felder bleiben dieselben.

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