Mandantenakten digitalisieren und PDFs benennen

Der Scanplatz entscheidet über den Rest

Drei Einstellungen am Anfang ersparen später viel Nacharbeit. Erstens die Trennung: Arbeiten Sie mit Trennblättern oder Barcodes, damit aus einer Akte mehrere Dokumente entstehen und nicht eine einzige Datei mit vierzig Seiten. Zweitens der Ausgabeordner: ein fester Pfad pro Mandant statt eines Sammelordners für den ganzen Scantag, sonst vermischen sich Akten unbemerkt. Drittens die Texterkennung: Wenn der Scanner keine Textebene einbettet, brauchen Sie OCR, sonst hat die spätere Analyse nichts zu lesen. In Filery lässt sich OCR bei Bedarf zuschalten. Prüfen Sie diese drei Punkte an einer Probeakte, bevor der erste Schrank abgearbeitet wird.

Akte für Akte statt Archiv am Stück

Ein Aktenarchiv lässt sich nicht in einem einzigen Durchgang digitalisieren, und der Versuch endet meist in einem halbfertigen Zustand, in dem weder das Papier noch die Datei verlässlich ist. Arbeiten Sie deshalb in abgeschlossenen Einheiten: eine Akte scannen, benennen, prüfen, ablegen, erst dann die nächste beginnen. Der Vorteil ist, dass jede fertige Akte sofort nutzbar ist und Sie das Projekt jederzeit unterbrechen können, ohne einen unklaren Zwischenstand zu hinterlassen. Beginnen Sie mit laufenden Mandaten und arbeiten Sie sich zu abgeschlossenen vor, die seltener gebraucht werden. So ist der Nutzen sofort spürbar und nicht erst am Ende des Projekts.

Einmalig: Muster mit Mandantenbezug

Das Namensmuster sollte die Frage beantworten, die in der Kanzlei tatsächlich gestellt wird: Welcher Mandant, welches Dokument, welcher Veranlagungs- oder Vorgangszeitraum. Bewährt hat sich Jahr oder Zeitraum, dann Mandantenkennung, dann Dokumenttyp, dann eine kurze Präzisierung. Entscheiden Sie einmal, ob die Mandantennummer oder der Name in den Dateinamen kommt; beides zusammen macht die Namen unnötig lang und in Listen schwer überblickbar. Filery erkennt Dokumenttyp, Datum und Beteiligte aus dem Inhalt und setzt sie in dieses Muster ein, und Sie sehen jeden Vorschlag vor der Ausführung. Kürzel für Dokumenttypen halten Sie am besten in einer kurzen, verbindlichen Liste fest.

Stichprobe, bevor das Papier weggeht

Vor der Vernichtung oder Rückgabe des Papiers gehört eine Kontrolle in den Ablauf. Prüfen Sie je Akte eine Stichprobe: Stimmen Dokumenttyp und Zeitraum im Namen, sind alle Dokumente vorhanden, wurden mehrseitige Anlagen korrekt zusammengehalten, ist nichts doppelt eingezogen worden. Filery zeigt jeden Vorschlag vor der Umbenennung an, sodass ein Teil dieser Kontrolle schon beim Durchsehen der Liste stattfindet. Halten Sie fest, wer wann welche Akte abgenommen hat, und richten Sie sich bei der Frage, wann Papier weg darf, nach Ihren Aufbewahrungspflichten und Mandantenvereinbarungen. Im Zweifel bleibt das Papier, bis die Akte vollständig geprüft ist.

Grenzen und Umgang mit Mandantendaten

Filery ist kein Aktensystem. Es legt keine Aktenstruktur an, verschiebt nichts in Mandantenordner, führt kein Aktenregister, überwacht keine Fristen und ersetzt keine Kanzleisoftware. Es benennt PDFs um, mit Vorschau, Bestätigung und Historie. Weil es hier um Mandantendaten geht, der Ablauf genau: Das PDF wird auf Ihrem Rechner ausgelesen und der Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse übertragen. Zurück kommen die erkannten Angaben, umbenannt wird danach wieder im Dateisystem, und die Dateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Soll die Analyse über Schlüssel aus einem eigenen Anbietervertrag der Kanzlei laufen, ist dafür der Custom-Plan vorgesehen. Die Vorschau vor jeder Umbenennung bleibt dabei unabhängig vom gewählten Plan erhalten.

Häufige Fragen

Immer dann, wenn der Scanner keine Textebene einbettet, denn ohne Text findet die Analyse nichts zum Auswerten. In Filery lässt sich OCR zuschalten; bei Durchschlägen, Faxkopien und blassen Originalen bleibt die Erkennung trotzdem unsicher, weshalb es die Vorschau vor jeder Umbenennung gibt.

Das hängt vom Umfang ab und vor allem davon, wie sauber getrennt gescannt wurde. Den größeren Teil der Zeit kosten erfahrungsgemäß das Scannen und die Sichtprüfung, nicht der Umbenennungslauf selbst, der für einen Aktenordner meist in Minuten erledigt ist. Rechnen Sie den Prüfaufwand von Anfang an mit ein.

Nein. Ordnerstruktur und Ablage bleiben bei Ihnen oder Ihrer Kanzleisoftware. Filery ändert ausschließlich Dateinamen und verschiebt keine Dateien in Zielordner, auch nicht auf Basis des erkannten Mandantennamens. Das Einsortieren bleibt ein eigener Schritt, den Sie von Hand oder mit den Mitteln Ihrer Kanzleisoftware erledigen.

Die müssen vor dem Lauf aufgeteilt werden, weil eine Datei nur einen Namen tragen kann und sonst der gesamte Stapel unter dem ersten Dokument läuft. Filery trennt PDFs nicht. Auf Dauer lohnt es sich, die Trennung am Scanner einzurichten statt im Nachhinein.

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