PDFs für den Jahresabschluss vorbereiten

Zeitplan: wann welcher Schritt sinnvoll ist

Zwei Termine strukturieren die Vorbereitung. Der erste liegt im November oder Dezember: Hier prüfen Sie die Vollständigkeit, fordern fehlende Rechnungen an und holen Jahresbelege aus Portalen, solange sie dort noch abrufbar sind. Der zweite liegt im Januar oder Februar, wenn nichts mehr hinzukommt: Jetzt wird benannt, geprüft und übergeben. Diese Reihenfolge spart doppelte Arbeit, denn Dateien, die Sie im November benennen und im Januar noch ergänzen, müssen Sie zweimal anfassen. Wer ohnehin laufend benennt, verkürzt beide Termine erheblich und hat im Januar nur noch eine Sichtprüfung vor sich. Für den Dezember-Termin genügt meist ein Nachmittag.

Vollständigkeit vor Schönheit

Bevor Sie umbenennen, gehen Sie die Belegarten durch, die erfahrungsgemäß fehlen: Jahresrechnungen von Versicherern und Energieversorgern, Kontoauszüge für Dezember, Kreditkartenabrechnungen, Leasingunterlagen, Belege für Anlagenzugänge, Spesen aus dem letzten Quartal und Abrechnungen aus Onlineportalen, die oft nur zwölf Monate rückwirkend bereitstehen. Erst wenn diese Lücken geschlossen sind, lohnt der Umbenennungslauf. Ein sauber benannter, aber unvollständiger Jahresordner erzeugt am Ende mehr Rückfragen als ein unordentlicher, in dem wenigstens alles liegt, und er verschiebt die eigentliche Suche nur nach hinten. Gehen Sie die Liste deshalb erst einmal ohne Werkzeug durch und haken Sie ab, was vorliegt.

In Quartalsstapeln arbeiten

Ein Jahresordner mit achthundert PDFs lässt sich schlecht am Stück prüfen, denn die Aufmerksamkeit für eine Vorschlagsliste hält keine achthundert Zeilen durch. Teilen Sie den Bestand in Quartale und arbeiten Sie einen Stapel pro Sitzung ab: Ordner wählen, analysieren lassen, Liste durchgehen, bestätigen. Auffällige Fälle sind Kassenbons ohne Textebene, für die sich OCR zuschalten lässt, und Sammelscans mit mehreren Belegen in einer Datei, die vorher getrennt werden müssen. Die Umbenennungs-Historie in der App zeigt Ihnen, welcher Stapel bereits gelaufen ist, wenn Sie nach einer Woche weitermachen. Vier überschaubare Sitzungen sind realistischer als ein langer Abend.

Die Übergabe an den Steuerberater

Wie übergeben wird, hängt von der Kanzlei ab: Upload in DATEV Unternehmen online, ein Mandantenportal, ein Datenraum oder ein verschlüsseltes Archiv. Gemeinsam ist allen Wegen, dass der Dateiname dort zur gemeinsamen Sprache wird, weil er in der Dateiliste und in jeder Rückfrage auftaucht. Sinnvoll ist deshalb ein Muster mit Belegdatum vorn, danach Geschäftspartner, Belegart und Belegnummer. Fragen Sie vorab, ob die Kanzlei eine eigene Vorgabe hat; viele haben eine, und sich daran zu halten kostet nichts, spart aber beiden Seiten Abstimmung und spätere Korrekturen. Bei unklaren Belegen hilft ein kurzer Vermerk mehr als ein längerer Dateiname.

Was das Werkzeug nicht leistet, und wie es mit Belegen umgeht

Filery benennt um und sonst nichts. Es sortiert keine Belege in Quartals- oder Kontenordner, erstellt keine Belegliste, gleicht nichts mit Kontoauszügen ab und prüft nicht, ob etwas fehlt; die Vollständigkeit bleibt Ihre Aufgabe. Zum Datenschutz: Das PDF wird auf Ihrem Rechner ausgelesen und der Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse übertragen. Zurück kommen die erkannten Angaben, aus denen der neue Name gebaut wird, und das Umbenennen geschieht danach wieder in Ihrem Dateisystem. Die Belege werden nicht dauerhaft gespeichert. Für eigene Schlüssel gibt es den Custom-Plan für fünf Euro im Monat. Die Historie in der App zeigt, welche Dateien in welchem Lauf geändert wurden.

Häufige Fragen

Technisch ja, sinnvoll ist es selten. Quartalsweise Stapel lassen sich noch prüfen, ein Jahresstapel in der Regel nicht mehr. Beachten Sie außerdem das monatliche Dokumentenlimit Ihres Plans: Starter deckt 50 Dokumente pro Monat ab, Business 500 für 30 Euro. Verteilen Sie große Bestände deshalb über mehrere Monate.

Davor. Die Kanzlei arbeitet dann von Anfang an mit lesbaren Namen, Rückfragen lassen sich oft schon am Dateinamen klären, und nachträgliche Umbenennungen an bereits übergebenen oder archivierten Belegen entfallen, die ohnehin Erklärungsbedarf erzeugen würden. Laufend zu benennen ist noch besser als einmal im Januar.

Die sollten vor dem Lauf getrennt werden, weil eine Datei nur einen Namen bekommen kann und sonst nur der erste Beleg im Namen auftaucht. Filery trennt PDFs nicht; dafür nutzen Sie die Trennfunktion Ihres Scanners oder ein PDF-Werkzeug. Am Scanner einzurichten ist dauerhaft günstiger als jedes Nacharbeiten.

Es hilft beim Finden, nicht beim Nachweis. Ein einheitlicher Name macht einen einzelnen Beleg in Sekunden auffindbar, statt ihn im Ordner zu suchen. Ob Ihre Ablage prüfungsfest ist, hängt an Archivierung, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation. Der Dateiname ist dabei ein Hilfsmittel für die Suche und kein Nachweis für sich.

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