Die Objektmappe kommt aus zehn Richtungen
Zu einem Verkaufsobjekt gehören Grundbuchauszug, Flurkarte, Baupläne, Wohnflächenberechnung, Energieausweis, bei Eigentumswohnungen zusätzlich Teilungserklärung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen. Diese Unterlagen treffen über Wochen ein, jede unter dem Namen der ausstellenden Stelle. Wenn jedes Dokument beim Eintreffen die Objektkennung erhält, ist jederzeit sichtbar, was noch fehlt. Genau diese Vollständigkeitsprüfung ist der Punkt, an dem Verkaufsprozesse sonst hängen bleiben. Interessenten fragen erfahrungsgemäß genau die Unterlage an, die noch nicht da ist, und jede Nachforderung kostet Tage.
Adresse oder Objektnummer als Sortierschlüssel
Die interne Objektnummer ist eindeutig, aber niemand erinnert sie. Die Adresse ist lesbar, aber schreibweisenabhängig. In der Praxis bewährt sich die Kombination: Straße und Hausnummer in einer festen, vereinfachten Schreibweise ohne Umlaute und Leerzeichen, gefolgt von Datum und Dokumentart. So bleibt der Name gleichzeitig les- und sortierbar, und er funktioniert auch, wenn Sie Unterlagen per Mail an Interessenten, Notar oder Bank weitergeben, wo die Objektnummer nichts bedeutet. Einmal festgelegt, sollte diese Schreibweise nicht mehr geändert werden, sonst existieren für dasselbe Objekt zwei Varianten nebeneinander.
Energieausweis: Pflichtangaben und Gültigkeit
Der Energieausweis muss bei Besichtigungen vorgelegt und die wesentlichen Angaben daraus müssen in der Immobilienanzeige genannt werden. Ausweise sind zudem nur befristet gültig. Wenn das Ausstellungsjahr an fester Stelle im Dateinamen steht, sehen Sie in der Ordnerliste, bei welchem Objekt der Ausweis in absehbarer Zeit ersetzt werden muss, statt es beim nächsten Besichtigungstermin zu bemerken. Dieselbe Logik hilft bei Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, die jährlich neu kommen.
Geldwäschegesetz: Makler sind Verpflichtete
Immobilienmakler unterliegen dem Geldwäschegesetz und müssen die Vertragsparteien identifizieren sowie die dabei erhobenen Angaben aufzeichnen und mehrere Jahre aufbewahren. Diese Unterlagen sind besonders sensibel und gehören nicht in dieselbe Mappe wie das Exposé. Eine eigene Ablage mit klarer Benennung nach Vorgang und Jahr macht sie im Prüfungsfall auffindbar und verhindert gleichzeitig, dass Ausweiskopien versehentlich mit Objektunterlagen an Dritte gehen.
Notartermin und Finanzierung
Kurz vor dem Abschluss wollen mehrere Stellen gleichzeitig Unterlagen: die Bank des Käufers für die Finanzierungszusage, der Notar für den Kaufvertragsentwurf, der Käufer für die Objektmappe. Alle brauchen unterschiedliche Ausschnitte derselben Sammlung. Wenn die Dateinamen Objekt und Dokumentart nennen, ist die Zusammenstellung eine Auswahl aus einer Liste statt ein Durchsehen von Anhängen. Das verkürzt genau die Tage, in denen ein Verkauf erfahrungsgemäß ins Stocken gerät. Für den Käufer ist die vollständige Mappe zugleich das erste Signal, wie sorgfältig der Verkaufsprozess geführt wird.
Verarbeitung und Tarife
Das Dokument wird auf Ihrem Rechner ausgelesen, der Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse übermittelt, und zurück fließen ausschließlich die erkannten Angaben. Die Umbenennung selbst passiert wieder auf dem Gerät, und die Objektunterlagen werden nicht dauerhaft vorgehalten. Gescannte Altunterlagen wie Baupläne oder alte Teilungserklärungen brauchen die zuschaltbare OCR. Der Starter-Plan mit 50 Dokumenten im Monat ist kostenlos, der Business-Plan kostet 30 Euro für 500 Dokumente, der Custom-Plan 5 Euro mit eigenen API-Keys.
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