Belege, die aus lauter Portalen kommen
Der typische Freelancer-Beleg wird nicht zugeschickt, sondern heruntergeladen: aus dem Kundenkonto des Software-Anbieters, aus dem Portal des Hosters, aus dem Bestellverlauf eines Versandhändlers. Jedes Portal vergibt eigene Dateinamen, meist eine interne Rechnungsnummer ohne Bezug zum Anbieter. Nach zwölf Monaten liegen dreihundert solcher Dateien in einem Ordner, und keine davon lässt sich ohne Öffnen zuordnen. Eine Umbenennung direkt nach dem Download kostet Sekunden, die Rekonstruktion im Nachhinein kostet ein Wochenende.
Das Namensmuster für die Einnahmenüberschussrechnung
Für Betriebsausgaben ist die sinnvollste Reihenfolge Jahr und Monat, danach der Aussteller, danach die Belegart. So entsteht im Ordner automatisch eine monatsweise Sortierung, die zur Umsatzsteuer-Voranmeldung passt und beim Jahresabschluss durchgehend bleibt. Wer zusätzlich die Ausgabenkategorie aufnimmt, etwa Software, Reise oder Fachliteratur, kann die Summen pro Kategorie später über die Dateiliste grob nachvollziehen, ohne die Buchhaltung zu öffnen. Mehr als vier Bestandteile sollte der Name aber nicht haben. Für eingehende Rechnungen ohne erkennbaren Aussteller, etwa aus App-Stores, ergänzen Sie den Namen beim Durchlauf von Hand, bevor der Beleg abgelegt wird.
Ausgangsrechnungen folgen einer anderen Regel
Für Rechnungen an Kunden gilt die fortlaufende Rechnungsnummer als Pflichtangabe. Sie ist damit die eindeutige Kennung und gehört in den Dateinamen, ergänzt um Kunde und Monat. Wer projektbezogen arbeitet, nimmt zusätzlich ein Projektkürzel auf, weil Kunden mit mehreren parallelen Aufträgen sonst nicht auseinanderzuhalten sind. Eine lückenlose Nummernreihe in der Dateiliste ist zugleich eine einfache Kontrolle: Fehlt eine Nummer, war entweder die Rechnung storniert oder sie wurde nie abgelegt.
Die Übergabe an den Steuerberater
Wer seine Belege selbst vorsortiert, bekommt weniger Rückfragen. Ein Ordner pro Quartal mit Dateien, deren Namen Datum, Aussteller und Belegart nennen, lässt sich ohne Begleitschreiben übergeben. Die Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege laufen über viele Jahre, und in dieser Zeit wird niemand die Erinnerung an einen Beleg aus 2021 auffrischen können. Der Dateiname ist die einzige Dokumentation, die auch dann noch funktioniert, wenn sonst nichts mehr erinnerlich ist.
Ein-Personen-Betrieb heißt: keine Vertretung
Wenn Sie ausfallen, kann niemand in Ihrer Ablage arbeiten, der Ihre Abkürzungen nicht kennt. Das betrifft nicht nur den Krankheitsfall, sondern auch eine Betriebsprüfung, eine Übergabe an eine Buchhaltungskraft oder den Fall, dass ein Kunde Jahre später einen Nachweis anfordert. Dateinamen, die ohne Kontext lesbar sind, sind deshalb bei Einzelunternehmern wichtiger als in einer Abteilung, in der man sich gegenseitig fragen kann. Dasselbe gilt, wenn Sie später in eine Gesellschaft wechseln und der Altbestand mit übernommen werden muss.
Ablauf und Kosten
Sie sammeln die Downloads eines Monats in einem Ordner, lassen Filery einmal darüberlaufen und bestätigen die Vorschläge. Ausgelesen wird der Beleg dabei auf Ihrem eigenen Rechner, der Textinhalt geht verschlüsselt an die KI-Analyse, und sobald die erkannten Angaben zurück sind, benennt die App die Datei auf dem Gerät um. Dauerhaft gespeichert werden die Belege nicht. Der Starter-Plan ist kostenlos, umfasst 50 Dokumente im Monat und braucht keine Anmeldung, was für viele Einzelunternehmer ausreicht.
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