Was pro Mandant im Jahr zusammenkommt
Quartalsberichte der Depotbanken, Jahresdepotauszüge, Jahressteuerbescheinigungen, Erträgnisaufstellungen, Basisinformationsblätter zu einzelnen Produkten, Anlagevorschläge, Versicherungspolicen, Renteninformationen und die laufende Korrespondenz: Bei einem Mandanten mit mehreren Verträgen sind das schnell dreißig bis vierzig Dokumente pro Jahr. Ohne einheitliche Benennung ist der Mandantenordner nach drei Jahren eine Liste, in der man scrollt statt sucht. Mit Mandant, Jahr und Dokumentart an fester Stelle wird daraus eine chronologische Akte, die auch ein Kollege lesen kann.
Der Jahresanfang bringt die Belegwelle
Zwischen Februar und April kommen Jahressteuerbescheinigungen und Erträgnisaufstellungen gebündelt von allen Depotstellen, und die Mandanten brauchen sie für ihre Steuererklärung. In diesen Wochen entscheidet die Ablage darüber, ob eine Anfrage in zwei Minuten oder in einer halben Stunde beantwortet ist. Ein Muster, das mit dem Steuerjahr beginnt und danach Mandant und Institut nennt, gruppiert genau die Unterlagen, die gemeinsam gebraucht werden. Die Stapelverarbeitung über einen ganzen Ordner ist für diese Phase gedacht.
Dokumentationspflichten überdauern die Beratung
Zur Beratung gehören Anlegerprofil, Geeignetheitsprüfung und die Dokumentation des Gesprächs. Diese Unterlagen sind aufzuzeichnen und über mehrere Jahre aufzubewahren, denn sie sind der Nachweis, falls ein Mandant später eine Beschwerde erhebt. Entscheidend ist dabei die Verbindung zum konkreten Produkt: Eine Beratungsdokumentation ohne erkennbaren Bezug zum abgeschlossenen Vertrag nützt im Streitfall wenig. Wenn beide Dateien denselben Namensstamm mit Mandant, Datum und Produkt tragen, bleibt dieser Zusammenhang über Jahre sichtbar.
Depotnummer statt Kundenname allein
Viele Mandanten führen mehrere Depots: ein Einzeldepot, ein Gemeinschaftsdepot mit dem Partner, ein Depot für die Kinder, dazu vielleicht ein Altvertrag bei einer anderen Bank. Der Kundenname allein trennt diese Konten nicht. Die Depot- oder Vertragsnummer im Dateinamen tut es, und sie bleibt über Jahre stabil, auch wenn sich Namen durch Heirat ändern. Wer die Nummer für die Weitergabe verkürzt darstellen will, nimmt nur die letzten Stellen in das Muster auf.
Vertraulichkeit und der Weg der Analyse
Finanzunterlagen zeigen Vermögensverhältnisse, Depotbestände und persönliche Ziele. Der Auszug wird auf Ihrem Rechner ausgelesen, der Textinhalt verschlüsselt an die KI-Analyse übergeben, und zurück kommen allein die erkannten Angaben zu Absender, Datum und Dokumentart. Umbenannt wird danach wieder auf dem Gerät, ohne dass die Unterlagen dauerhaft vorgehalten werden. Wie bei jedem Dienstleister gehört die Verarbeitung im Auftrag vertraglich geregelt. Wer den Analyseweg vollständig selbst bestimmen will, nutzt den Custom-Plan mit eigenen API-Keys für 5 Euro im Monat.
Ablauf im Beratungsbüro
Die meisten Unterlagen werden heute aus den Portalen der Depotbanken heruntergeladen, der Rest kommt als Post und wird gescannt. Beides landet in einem Eingangsordner, über den Filery einmal läuft. Sie prüfen die Vorschläge, bestätigen sie und verteilen die Dateien in die Mandantenordner. Für gescannte Altverträge ohne Textebene schalten Sie die OCR zu. Die Umbenennungs-Historie hält fest, wie eine Datei vorher hieß, falls ein Dokument dem falschen Mandanten zugeordnet wurde.
Häufige Fragen
Weitere Themen
Jetzt herunterladen
Wählen Sie Ihre Plattform und beginnen Sie mit der automatischen Dokumentumbenennung
Windows
Windows 10 & 11
Wir arbeiten derzeit an der offiziellen Code-Signatur für Windows. Der Download ist schon verfügbar – Windows Defender oder SmartScreen können eine Warnung anzeigen, weil die App noch nicht zertifiziert ist. Mit „Weitere Informationen“ → „Trotzdem ausführen“ können Sie trotzdem installieren.
Systemanforderungen: macOS 10.14+, Windows 10/11
Alle Downloads werden mit HTTPS gesichert übertragen.