Drei Belegströme, drei Nummernkreise
Verkauf, Einkauf und Plattformabrechnung folgen jeweils eigenen Nummern. Eine Shop-Bestellnummer ist nicht die Marktplatz-Bestellnummer, und beide sind nicht die Transaktionsreferenz des Zahlungsdienstleisters. Wer alles in einen Ordner legt, hat am Monatsende drei Nummernkreise ohne sichtbare Verbindung. Sinnvoller ist, den Kanal als festen Bestandteil in den Dateinamen aufzunehmen und die jeweils führende Nummer direkt dahinter zu setzen. Dann ist auf einen Blick erkennbar, aus welchem System ein Beleg stammt. Wer Kanal und Nummer konsequent trennt, kann später auch dann noch nachvollziehen, über welche Plattform ein Verkauf lief, wenn der Marktplatz die Exportstruktur geändert hat.
Retouren gehören zur Bestellung, nicht zum Retourentag
Ein Retourenschein entsteht Wochen nach der Bestellung, wird aber nur im Zusammenhang mit ihr verständlich. Wenn Gutschrift und Retourenbeleg dieselbe Bestellnummer im Namen tragen wie die ursprüngliche Rechnung, liegt der gesamte Vorgang in der Dateiliste beieinander, auch wenn drei Monate dazwischen liegen. Das ist besonders im Januar relevant, wenn die Retouren aus dem Weihnachtsgeschäft gebündelt zurückkommen und jede Gutschrift einer Ursprungsbestellung zugeordnet werden muss.
Quartalsende und Umsatzsteuer im EU-Versand
Wer in andere EU-Länder verkauft, meldet die dort geschuldete Umsatzsteuer gebündelt über das One-Stop-Shop-Verfahren, und diese Meldung folgt einem Quartalsrhythmus. Für die Belegablage heißt das: Der Zeitraum ist wichtiger als das Tagesdatum. Ein Muster, das mit 2024-Q1 beginnt, fasst die relevanten Unterlagen eines Meldezeitraums zusammen und macht die Zusammenstellung zu einer Sortierung. Dasselbe gilt für Plattformabrechnungen, die ohnehin periodenweise erzeugt werden. Für Meldungen, die nachträglich korrigiert werden, ist es außerdem praktisch, wenn die zugrunde liegenden Belege eines Quartals nicht über zwölf Monatsordner verteilt sind.
Import, Zoll und Nachweise
Wer aus Drittländern bezieht, sammelt Handelsrechnungen, Einfuhrabgabenbescheide, Zolldokumente und Frachtrechnungen des Spediteurs. Diese Belege gehören zum selben Wareneingang, kommen aber von drei Absendern und zu drei Zeitpunkten. Eine gemeinsame Kennung im Dateinamen, etwa die Sendungs- oder Bestellnummer, hält sie zusammen. Dazu kommen Nachweise zu Verpackungs- und Elektrogeräteregistern, die jährlich anfallen und deshalb vom Jahr an fester Stelle im Namen profitieren.
Der Belegberg im vierten Quartal
Zwischen November und Januar vervielfacht sich das Belegaufkommen, und genau dann fehlt die Zeit für Ablage. Die Stapelverarbeitung über einen ganzen Ordner ist für diese Phase gedacht: Sie sammeln die Downloads eines Tages oder einer Woche, lassen sie in einem Durchgang durchlaufen und bestätigen die Vorschläge. Was in dieser Zeit ohne Namen liegen bleibt, wird erfahrungsgemäß nicht nachgeholt, sondern im Februar bei der Buchhaltung zum Problem. Wer die Ablage in dieser Phase konsequent durchzieht, hat im Februar nur noch zu buchen statt zu suchen.
Verarbeitung, Grenzen und Pläne
Der Beleg wird auf Ihrem Rechner ausgelesen, sein Textinhalt verschlüsselt an die KI-Analyse übergeben, und nach Rücklauf der erkannten Felder benennt die App die Datei auf dem Gerät um. Eine dauerhafte Speicherung der Dateien findet nicht statt. Eine Schnittstelle zum Shopsystem gibt es nicht, Filery arbeitet auf dem Dateisystem. Der Starter-Plan umfasst 50 Dokumente im Monat, der Business-Plan 500 für 30 Euro, der Custom-Plan 5 Euro bei eigenen API-Schlüsseln.
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