PDFs für die Audit-Vorbereitung umbenennen

Vom Auditplan zur Nachweisliste

Der Auditplan nennt die Bereiche und Termine, oft mit Bezug auf Normkapitel oder einzelne Prozesse. Übersetzen Sie ihn zuerst in eine Liste: Welcher Nachweis gehört zu welchem Punkt, wer hat ihn, in welcher Fassung, und ist er überhaupt aktuell. Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere, denn sie legt fest, welche Dokumente überhaupt bereitgestellt werden. Erst danach lohnt es sich, über Dateinamen nachzudenken. Ohne Liste benennen Sie unter Umständen fünfzig Dokumente, von denen im Audit acht gebraucht werden, und suchen die übrigen trotzdem am Vortag zusammen. Die Liste ist außerdem das, was Sie dem Auditor bei Bedarf selbst zeigen können.

Bereitstellungsordner mit Kopien, nicht mit Originalen

Legen Sie einen eigenen Ordner für das Audit an und kopieren Sie die benötigten Nachweise hinein. Der Grund ist einfach: Sie wollen für das Audit einheitliche Namen, aber Sie wollen nicht in der laufenden Ablage anderer Abteilungen umbenennen, wo Verknüpfungen, Vorlagen und Verweise daran hängen. Im Kopie-Ordner können Sie frei arbeiten, ohne jemandem den Arbeitstag zu zerlegen. Nach dem Audit lässt sich dieser Ordner archivieren oder verwerfen, ohne dass im Bestand etwas fehlt. Filery arbeitet auf genau diesem Ordner und rührt die Quellen nicht an. Achten Sie nur darauf, dass die Kopien aktuell sind und nicht aus einem alten Stand stammen.

Ein Namensmuster für die Auditwoche

Im Audit wird nach Themen gefragt, nicht nach Dateinamen. Ein Muster, das darauf antwortet, beginnt mit dem Bezug: Norm oder Auditart, dann Prozessbereich, dann Dokumenttyp, dann Jahr oder Stand. So sortiert der Ordner nach Themen, und die Zeile in der Dateiliste beantwortet die Frage schon zur Hälfte. Filery liest Titel, Datum und Dokumenttyp aus den PDFs und setzt sie in das Muster ein; Felder wie Prozessbereich oder Normkapitel, die nicht im Dokument abgedruckt sind, ergänzen Sie vor der Bestätigung in der Vorschlagsliste. Das ist Handarbeit, aber nur einmal. Danach greift das Muster für jeden weiteren Nachweis, der dazukommt.

Während des Audits und danach

Wenn der Auditor einen Nachweis anfordert, öffnen Sie den Bereitstellungsordner, tippen den Prozessbereich in die Suche und zeigen die Datei. Das ist der ganze Zweck der Vorbereitung, und er zahlt sich genau an dieser Stelle aus. Halten Sie parallel fest, was zusätzlich verlangt wurde und nicht im Ordner lag; diese Notizen sind die Grundlage für die nächste Nachweisliste. Nach dem Audit ergänzen Sie den Ordner um die fehlenden Dokumente und legen ihn als Ausgangspunkt für den nächsten Turnus ab, statt beim nächsten Mal wieder bei null anzufangen. Die Nachweisliste wächst so von Turnus zu Turnus und der Aufwand wird jedes Mal kleiner.

Grenzen und Umgang mit den Inhalten

Filery ist kein QM-System und keine Dokumentenlenkung. Es führt keine Nachweisliste, verwaltet keine Freigaben, prüft keine Gültigkeit, erinnert an keine Fristen und verschiebt keine Dateien in Zielordner. Es benennt um, mit Vorschau und Bestätigung, und protokolliert die Läufe in einer Historie. Zum Datenschutz: Das PDF wird auf Ihrem Rechner ausgelesen und der Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse übertragen; zurück kommen die erkannten Angaben, das Umbenennen läuft danach wieder in Ihrem Dateisystem, und die Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert. Mit eigenen Schlüsseln arbeiten Sie über den Custom-Plan. Für Nachweise mit personenbezogenen Daten gilt derselbe Weg wie für alle anderen Dokumente.

Häufige Fragen

Nein. Ein QM-System verwaltet Freigaben, Gültigkeiten, Verteiler und Nachweise über den gesamten Lebenszyklus. Filery liefert nur einheitliche Dateinamen für den Ordner, aus dem Sie im Audit vorlegen. Beides ergänzt sich, aber das eine ersetzt das andere ausdrücklich nicht. Ohne QM-System bleibt die Lenkung eine organisatorische Aufgabe.

Kopien. So bleiben Verknüpfungen, Verweise und Ablagepfade in der produktiven Struktur unberührt, und Sie können im Auditordner ein Muster fahren, das nur für diesen Zweck gilt und danach wieder verschwinden darf, ohne dass jemand etwas nachpflegen muss. Achten Sie darauf, dass die Kopien dem freigegebenen Stand entsprechen.

Ja, über das Namensmuster. Angaben, die nicht im Dokument selbst stehen, erkennt die Analyse allerdings nicht, weil sie nur auswerten kann, was im PDF vorhanden ist. Solche Felder tragen Sie in der Vorschlagsliste nach, bevor Sie den Lauf bestätigen. Bei vielen Dokumenten lohnt es, je Prozessbereich einen eigenen Lauf zu starten.

Der kostenlose Starter-Plan deckt 50 Dokumente pro Monat ab, was für ein kleineres internes Audit oft ausreicht. Für größere Bereitstellungen oder mehrere Audits im selben Monat gibt es Business mit 500 Dokumenten monatlich für 30 Euro. Custom kostet 5 Euro und setzt eigene API-Keys voraus.

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