Versicherungspolicen als PDF umbenennen

Vier Dokumenttypen, die sich zum Verwechseln ähneln

Im Versicherungsordner liegen Versicherungsscheine, Nachträge, Beitragsrechnungen und Mitteilungen über Beitragsanpassungen. Der Versicherungsschein ist die Urkunde über den Vertrag. Ein Nachtrag ersetzt sie nach jeder Änderung und ist selbst wieder ein vollwertiger Versicherungsschein. Die Beitragsrechnung sagt nur, was fällig ist, und ist kein Vertragsnachweis. Für die Ablage heißt das: Der Dokumenttyp muss im Namen stehen, sonst weiß im Schadensfall niemand, welches der acht Dokumente die aktuelle Fassung ist. Die Klammer über alle vier ist die Versicherungsscheinnummer — sie bleibt über die gesamte Vertragslaufzeit gleich. Erkannt wird der Typ aus dem Text.

Warum aus Nachtrag_Police.pdf ein Versicherungsschein wird

Der alte Name war eine Vermutung beim Abspeichern, der neue kommt aus dem Dokument. Beim Auslesen zeigt sich: Es handelt sich um den Versicherungsschein der Privathaftpflicht bei der Allianz, Versicherungsscheinnummer VS-112233, wirksam ab dem 1. Januar 2024. Daraus wird 2024-01-01_Allianz_Haftpflicht-Police_VS-112233.pdf. Die Sparte steht bewusst vor dem Dokumenttyp, weil man im Ordner nach Haftpflicht sucht und nicht nach Police. Die Versicherungsscheinnummer am Ende ist der Schlüssel, unter dem die Gesellschaft den Vertrag führt — und die Nummer, nach der bei jedem Anruf zuerst gefragt wird. Geraten werden muss beim Speichern nichts mehr.

Drei Daten auf einer Police

Eine Police nennt den Versicherungsbeginn, ein Ausfertigungsdatum und die Hauptfälligkeit, bei Nachträgen zusätzlich den Zeitpunkt, ab dem die Änderung gilt. In den Namen gehört der Beginn der Wirksamkeit, denn danach entscheidet sich, welche Fassung zum Schadenszeitpunkt galt. Das Ausfertigungsdatum liegt oft Wochen davor oder danach und führt in die Irre. Filery erkennt die Daten im Dokument; welches im Muster landet, legen Sie fest. Bei befristeten gewerblichen Policen nehmen manche zusätzlich das Ablaufjahr auf, weil die Kündigung üblicherweise drei Monate vor Ablauf erklärt werden muss. Das Datumsformat ist frei einstellbar. Geraten wird nichts.

Sparte, Gesellschaft und die Trennung privat oder gewerblich

Die Sparte steht meist in der Kopfzeile oder direkt unter der Versicherungsscheinnummer: Haftpflicht, Hausrat, Wohngebäude, Rechtsschutz, Betriebshaftpflicht, Inhalt, Kfz. Sie ist das Feld, nach dem tatsächlich gesucht wird. Die Gesellschaft ist das zweite Ordnungsmerkmal, vor allem wenn dieselbe Sparte über die Jahre gewechselt hat. Private und gewerbliche Verträge liegen am besten in getrennten Ordnern, weil sie unterschiedlich lange aufbewahrt werden und in ganz verschiedenen Zusammenhängen gebraucht werden — steuerlich das eine, im Schadensfall das andere. Ein festes Feld im Muster je Ordner genügt dafür. Erkannt werden beide Angaben aus dem Dokument.

Im Schadensfall zählt, welche Fassung galt

Wenn ein Schaden eintritt, ist nicht die neueste Police die richtige, sondern die, die zum Schadenszeitpunkt in Kraft war. Genau deshalb steht das Wirksamkeitsdatum vorn und wird kein Dokument überschrieben, wenn ein Nachtrag kommt. Sortiert der Ordner chronologisch, lesen Sie die Vertragsentwicklung von oben nach unten ab: Versicherungsschein, zwei Nachträge, die Beitragsanpassung, der aktuelle Stand. Der Anruf bei der Gesellschaft beginnt dann mit der Versicherungsscheinnummer, die schon im Dateinamen steht, statt mit dem Öffnen von vier Dateien. Für die Meldung an den Versicherer heißt das: Die passende Fassung ist in Sekunden herausgesucht.

Was mit den Vertragsunterlagen passiert

Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse; zurück kommen ausschließlich die erkannten Felder wie Gesellschaft, Sparte, Nummer und Datum. Das Umbenennen läuft danach wieder auf dem Gerät, und die Policen selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Maklerbüros und Verwaltungen, die fremde Vertragsunterlagen bearbeiten, führen die Analyse sinnvollerweise über den Custom-Plan für 5 Euro im Monat mit eigenen API-Keys, weil sie damit im eigenen Vertragsverhältnis mit dem KI-Anbieter bleiben. Vor jeder Umbenennung sehen Sie den Vorschlag neben dem alten Namen, und die Historie in der App hält den vorherigen Stand fest.

Häufige Fragen

Wenn sie im Dokument benannt ist, ja — und das ist der Normalfall, weil die Sparte den Vertrag definiert. Uneindeutig wird es bei Bündelverträgen, die mehrere Sparten in einem Versicherungsschein zusammenfassen. Dort sollten Sie eine eigene Kurzbezeichnung im Muster hinterlegen.

Viele Policen bestehen aus zwei Seiten Vertragsdaten und vierzig Seiten Versicherungsbedingungen. Für die Erkennung ist das unkritisch, weil die relevanten Angaben vorn stehen. Wer die Bedingungen getrennt ablegen will, speichert sie als eigene Datei mit eigenem Dokumenttyp. Der Versicherungsschein bleibt die Hauptdatei.

Ja, sofern sie einen eigenen Dokumenttyp im Namen tragen. Sie gehören inhaltlich zum Vertrag, sind aber kein Nachweis über den Versicherungsschutz — und genau das muss im Schadensfall auf einen Blick erkennbar sein. Sinnvoll ist zusätzlich das Beitragsjahr als Feld, weil pro Vertrag jedes Jahr eine neue Rechnung dazukommt.

Mit zugeschalteter OCR ja. Ältere Versicherungsscheine sind oft eng gesetzt und mit Rahmen und Rasterflächen gedruckt, was die Erkennung erschwert. Versicherungsscheinnummer und Gesellschaft kommen meist durch, den Beginn prüfen Sie besser in der Vorschau. Der Rest des Musters greift trotzdem.

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