Ein Protokoll hat keinen Briefkopf
Anders als Rechnungen oder Bescheide hat ein Protokoll keinen Absender, keine Nummer und kein genormtes Layout. Was es hat, steht in den ersten Zeilen: die Bezeichnung des Gremiums, Datum und Uhrzeit der Sitzung, den Ort oder den Hinweis auf eine Videokonferenz, die Liste der Anwesenden und Entschuldigten sowie die Tagesordnung. Darunter folgen die Punkte mit den gefassten Beschlüssen, am Ende Protokollführer und gegebenenfalls Unterschriften. Für den Dateinamen brauchbar sind Gremium, Sitzungsdatum und ein Thema aus der Tagesordnung — mehr ist im Kopf eines Protokolls selten strukturiert genug. Mehr gibt der Kopf nicht her.
Warum Q1-Review im Namen auftaucht
2024-03-15_Vorstandssitzung_Protokoll_Q1-Review.pdf macht aus drei Feldern eine Datei, die man ohne Öffnen einordnen kann. Vorstandssitzung ist das Gremium aus der Überschrift. Das Datum ist der Sitzungstag, nicht der Tag, an dem das Protokoll geschrieben wurde — das liegt oft zwei Wochen später und würde die Reihenfolge der Sitzungen verfälschen. Q1-Review stammt aus dem beherrschenden Tagesordnungspunkt und beantwortet die Frage, warum man genau dieses Protokoll aufmacht. Der Dokumenttyp trennt es von Einladung, Tagesordnung und Beschlussvorlage derselben Sitzung, die im selben Ordner liegen. Die Reihenfolge der Felder bleibt frei wählbar, und das Datumsformat stellen Sie einmal ein.
Sitzungsdatum, Protokolldatum, Genehmigung
Protokolle tragen bis zu drei Daten. Der Sitzungstag gehört in den Namen, weil danach gesucht wird. Das Erstellungsdatum steht oft in der Fußzeile und ist für die Ablage ohne Bedeutung. Das dritte ist die Genehmigung: In vielen Gremien wird das Protokoll erst in der folgenden Sitzung beschlossen, und bis dahin ist es ein Entwurf. Beide Fassungen im selben Ordner mit gleichem Namen sind ein häufiger Fehler. Ein Typfeld mit Entwurf und genehmigt löst das, und weil Filery den Dokumenttyp aus dem Text erkennt, bleibt der Unterschied nach dem Umbenennen sichtbar.
Gremien auseinanderhalten
Vorstand, Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung, Betriebsrat, Projekt-Jour-fixe: Die Protokolle sehen ähnlich aus, unterliegen aber sehr unterschiedlicher Vertraulichkeit und Aufbewahrung. Gesellschafterbeschlüsse und Aufsichtsratsprotokolle sind gesellschaftsrechtlich relevant und werden lange aufbewahrt, das Wochenprotokoll eines Projektteams nicht. Deshalb gehört das Gremium unmittelbar hinter das Datum und nicht ans Ende des Namens — beim Sortieren nach Name bleibt so jedes Gremium als Block beieinander, auch wenn alle Protokolle eines Jahres in einem Ordner liegen. Für getrennt aufzubewahrende Gremien sind eigene Ordner mit eigenem festen Feld die klarere Lösung. Die Zugriffsrechte auf diese Ordner regeln Sie dann getrennt.
Das Thema ist das unsicherste Feld
Bei einer Sitzung mit neun Tagesordnungspunkten gibt es kein Kernthema, und jeder Vorschlag dafür ist eine Vereinfachung. Das ist der Punkt, an dem ein Blick in die Vorschau am meisten bringt: Sie sehen den vorgeschlagenen Begriff und ersetzen ihn, wenn er nicht trägt. Eine robustere Alternative ist, das Themenfeld wegzulassen und stattdessen eine laufende Sitzungsnummer zu führen, etwa Sitzung-03. Bei regelmäßig tagenden Gremien mit durchnummerierten Sitzungen ist das die verlässlichere Ordnung, weil sie nicht von der Formulierung der Tagesordnung abhängt. Beide Varianten lassen sich im selben Ordner nicht mischen, ohne die Sortierung zu stören.
Was mit dem Protokollinhalt geschieht
Protokolle enthalten Beschlüsse, Namen und oft Zahlen, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind. Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse; zurück kommen nur die erkannten Felder wie Gremium, Datum und Thema. Umbenannt wird wieder auf dem Gerät, und die Protokolle selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Für Gremienarbeit mit erhöhter Vertraulichkeit ist der Custom-Plan für 5 Euro im Monat der passende Weg, weil die Analyse dann über Ihre eigenen API-Keys läuft. Jeder Vorschlag lässt sich vorher in der Vorschau kontrollieren. Geändert wird nichts ohne Bestätigung.
Häufige Fragen
Weitere Themen
Jetzt herunterladen
Wählen Sie Ihre Plattform und beginnen Sie mit der automatischen Dokumentumbenennung
Windows
Windows 10 & 11
Wir arbeiten derzeit an der offiziellen Code-Signatur für Windows. Der Download ist schon verfügbar – Windows Defender oder SmartScreen können eine Warnung anzeigen, weil die App noch nicht zertifiziert ist. Mit „Weitere Informationen“ → „Trotzdem ausführen“ können Sie trotzdem installieren.
Systemanforderungen: macOS 10.14+, Windows 10/11
Alle Downloads werden mit HTTPS gesichert übertragen.