Die Kopfdaten eines Kontoauszugs
Jeder Auszug trägt oben dieselben Angaben, nur unterschiedlich angeordnet: das Institut, den Kontoinhaber, die IBAN, einen Zeitraum von-bis und eine Auszugsnummer, bei Sparkassen oft zusätzlich eine Blattnummer. Die Auszugsnummer ist die interessanteste Angabe, weil sie pro Konto und Kalenderjahr fortlaufend vergeben wird. Damit ist sie die einzige Information, an der sich eine Lücke in der Ablage erkennen lässt: Wenn auf Nr-46 direkt Nr-48 folgt, fehlt ein Auszug. Am Fuß stehen Anfangs- und Schlusssaldo, die für die Benennung keine Rolle spielen, für die Kontrolle beim Zusammensetzen einer Jahresreihe aber hilfreich sind.
Warum der Name auf dem Monat endet und nicht auf einem Tag
Ein Kontoauszug bildet einen Zeitraum ab, keinen Stichtag. Deshalb steht im Zielnamen 2024-03 und nicht 2024-03-31: Der Auszug gehört zum März, unabhängig davon, ob die Bank ihn am 29. oder am 2. April erzeugt hat. Sparkasse-Essen statt Sparkasse ist ebenfalls Absicht, weil Sparkasse allein in Deutschland nichts identifiziert; Filery übernimmt den Institutsnamen so, wie er im Auszug steht. Nr-47 ist die Auszugsnummer. Zusammen ergibt das eine Datei, die sich im Ordner von selbst an die richtige Stelle sortiert und deren Vollständigkeit man am Zahlenband ablesen kann. Das Datumsformat ist dabei frei einstellbar.
Mehrere Konten bei mehreren Instituten auseinanderhalten
Sobald Geschäfts- und Privatkonten nebeneinander liegen, reicht der Institutsname nicht mehr: Zwei Konten bei derselben Bank erzeugen identische Namen. Üblich ist dann ein zusätzliches Feld mit einer Kontokennung — die letzten vier Stellen der IBAN oder ein selbst vergebenes Kürzel wie Geschaeft oder Privat. Beides lässt sich im Namensmuster als festes Feld vorgeben, wenn pro Ordner nur ein Konto liegt. Nicht empfehlenswert ist die vollständige IBAN im Dateinamen: Sie macht den Namen lang und trägt die Kontoverbindung in jede Sicherung, jede Cloud und jeden Mailanhang mit. Pro Ordner genügt dann ein festes Feld.
Tagesauszüge, Quartalsbündel und fehlende Nummern
Nicht jede Bank liefert einen Auszug pro Monat. Manche Institute stellen pro Buchungstag ein PDF bereit; dann entscheidet die Auszugsnummer über die Reihenfolge, und das Datumsfeld muss taggenau gesetzt sein. Direktbanken verzichten teilweise ganz auf eine Auszugsnummer — in dem Fall trägt der Zeitraum die Unterscheidung allein, was für eine chronologische Ablage ausreicht. Der unangenehmste Fall ist das Jahresbündel: ein PDF mit allen zwölf Auszügen. Filery benennt Dateien, nicht Seiten, und würde dem gesamten Bündel den Zeitraum des ersten Auszugs geben. Solche Sammel-PDFs trennt man besser vorher auf. Das kostet einmal Zeit.
Was die Buchhaltung und der Steuerberater davon haben
Kontoauszüge sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen, und bei einer Betriebsprüfung wird die lückenlose Reihe verlangt, nicht ein Ordner mit Dateien namens Auszug(7).pdf. Ein Name aus Zeitraum, Institut und Auszugsnummer beantwortet beide Fragen sofort: welcher Zeitraum liegt vor und ob etwas fehlt. Wer die Unterlagen jährlich an die Kanzlei übergibt, spart sich damit die Rückfragen zur Zuordnung. Das Namensmuster wird einmal eingerichtet und gilt danach für jeden Monat, in dem die neuen Auszüge heruntergeladen werden. Praktisch heißt das: Sie legen das Muster einmal fest, laden die Auszüge wie gewohnt herunter und lassen den Ordner am Monatsende einmal durchlaufen. Der Aufwand pro Monat liegt danach bei wenigen Minuten.
Wie die Auszüge verarbeitet werden
Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse. Zurück kommen die erkannten Metadaten — Institut, Zeitraum, Auszugsnummer —, das Umbenennen erfolgt wieder auf dem Gerät, und die Auszüge selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Weil Kontoauszüge zu den sensibleren Unterlagen zählen, ist hier der Custom-Plan für 5 Euro im Monat besonders naheliegend: Die Analyse läuft dann über Ihre eigenen API-Keys und damit über Ihr eigenes Vertragsverhältnis mit dem KI-Anbieter. In der Vorschau prüfen Sie jeden Vorschlag, bevor eine Datei ihren Namen ändert, und die Historie in der App hält den vorherigen Namen fest.
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