Was in einer Entgeltabrechnung steht
Der Kopf nennt den Arbeitgeber, den Abrechnungsmonat und die Daten der beschäftigten Person: Name, Personalnummer, Eintrittsdatum, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse. Darunter folgen die Bezüge, die Abzüge und der Auszahlungsbetrag. Die Entgeltbescheinigungsverordnung gibt vor, welche Angaben enthalten sein müssen, weshalb sich der Aufbau zwischen verschiedenen Lohnprogrammen kaum unterscheidet — gut für die Erkennung. Für einen Dateinamen brauchen Sie daraus genau zwei Dinge: den Abrechnungszeitraum und die Person. Alles Weitere steht im Dokument und muss nicht im Namen wiederholt werden. Genau darin liegt der Unterschied zu einer Ablage, die jede Angabe aus dem Dokument in den Namen zieht.
Warum der Name auf Monat und Nachname aufbaut
2024-03_Gehaltsabrechnung_Mueller-Thomas.pdf trägt den Abrechnungsmonat, nicht den Auszahlungstag — eine Abrechnung gilt für einen Monat, ein Tagesdatum wäre falsch präzise. Der Name steht in der Reihenfolge Nachname-Vorname, damit die Dateien innerhalb eines Monatsordners alphabetisch nach Nachname sortieren, so wie es in der Personalverwaltung üblich ist. Umlaute schreibt Filery in der Zielform um, hier Mueller statt Müller, damit der Name auf Netzlaufwerken, Windows-Servern und macOS gleichermaßen unfallfrei bleibt. Liegen die Abrechnungen in Ordnern pro Person statt pro Monat, ziehen Sie den Namen nach vorn — das Muster ist frei umstellbar. Die Feldreihenfolge bleibt Ihre Entscheidung.
Welche Felder besser nicht in den Dateinamen gehören
Entgeltabrechnungen sind besonders schützenswerte Personaldaten, und ein Dateiname ist der am wenigsten geschützte Teil einer Datei. Er erscheint in Sicherungsprotokollen, in Mailanhängen, in Ordnervorschauen und in Suchindizes, oft auch dann, wenn die Datei selbst verschlüsselt ist. Gehaltsbetrag, Steuerklasse, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer haben dort nichts zu suchen. Wenn ein Ordner mit mehreren Stellen geteilt wird, kann sogar der Klarname ein Feld zu viel sein — dann ist die Personalnummer die bessere Wahl, weil sie ohne die Personalliste nichts preisgibt. Filery erkennt beide Felder; welches im Muster landet, entscheiden Sie. Erkannt wird beides zuverlässig.
Sammel-PDFs, Korrekturabrechnungen und Einmalzahlungen
Viele Lohnprogramme exportieren standardmäßig ein einziges PDF mit allen Abrechnungen des Monats. Filery benennt Dateien, nicht Seiten, und würde dem Bündel die Daten der ersten Person geben. Stellen Sie den Export deshalb auf eine Datei je Person um oder trennen Sie das Sammel-PDF vorher auf. Der zweite Stolperstein sind Rückrechnungen: Eine im Mai erstellte Korrektur für den März trägt beide Monate. In den Namen gehört der Abrechnungsmonat März, sonst liegt die Korrektur nicht bei der Abrechnung, die sie berichtigt. Ein zusätzliches Typfeld wie Korrektur macht den Unterschied sichtbar. Der Zeitraum bleibt dabei monatsgenau.
Jahresdokumente und Bescheinigungen im selben Schema
Neben der monatlichen Abrechnung fallen Dokumente an, die einmal im Jahr oder anlassbezogen kommen: Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweis, Meldebescheinigung zur Sozialversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld oder Behörden. Sie gehören in dieselbe Personalakte und sollten denselben Namensstamm tragen, sich aber im Typfeld unterscheiden. Beim Zeitraum reicht hier das Jahr statt Jahr und Monat. So liegen in der Akte einer Person zwölf Abrechnungen und darunter die Jahresdokumente, ohne dass sich die Sortierung verheddert. Filery erkennt den Dokumenttyp aus dem Text, sodass Lohnsteuerbescheinigung und Abrechnung nicht denselben Namen bekommen. Für Bescheinigungen, die auf Anforderung erstellt werden, hat sich zusätzlich das Ausstellungsdatum bewährt.
Was mit den Abrechnungsdaten geschieht
Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Textinhalt verschlüsselt zur KI-Analyse; zurück kommen ausschließlich die erkannten Metadaten wie Zeitraum, Name und Dokumenttyp. Das Umbenennen läuft danach wieder auf dem Gerät, und die Abrechnungen selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Weil es sich um Beschäftigtendaten handelt, gehört die Frage der Auftragsverarbeitung in Ihre eigene Datenschutzprüfung. Wer sie vollständig im eigenen Vertragsverhältnis halten will, nutzt den Custom-Plan für 5 Euro im Monat und hinterlegt eigene API-Keys. Vor dem Umbenennen zeigt die Vorschau jeden Vorschlag, und die Historie in der App hält den ursprünglichen Namen fest.
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