Angebot, Kostenvoranschlag, Leistungsverzeichnis
Die drei Dokumente sehen ähnlich aus und haben verschiedene Verbindlichkeit. Ein Angebot ist ein Antrag mit Bindefrist, ein Kostenvoranschlag eine unverbindliche Schätzung, ein Leistungsverzeichnis eine reine Positionsliste ohne Preise. Welches davon vorliegt, steht in der Überschrift, und genau dieses Wort gehört als Dokumenttyp in den Dateinamen — sonst entsteht später Streit darüber, was zugesagt war. Darunter stehen die brauchbaren Felder: Empfänger mit Anschrift, eine Angebotsnummer, das Ausstellungsdatum und meist eine Projekt- oder Objektbezeichnung im Betreff. Die Summe am Ende ist für die Benennung uninteressant, weil sie sich mit jeder Fassung ändert.
Warum im Namen auch das Projekt steht
2024-03-15_Firma-Bauer_Angebot_Dachsanierung_AG-2024-033.pdf hat ein Feld mehr als ein Rechnungsname, und das aus gutem Grund. Im Handwerk, im Bau und in der Planung hat derselbe Kunde über die Jahre mehrere Vorhaben: Dachsanierung, Fassade, Heizungstausch. Ohne das Projekt im Namen unterscheiden sich drei Angebote an Firma Bauer nur durch die Nummer, und die merkt sich niemand. Dachsanierung stammt aus der Betreffzeile, AG-2024-033 ist die Angebotsnummer des Hauses. Das Datum vorn sorgt dafür, dass die Fassungen eines Vorhabens in der Reihenfolge ihrer Entstehung liegen, ohne dass ein Wort wie final gebraucht wird. Die Feldreihenfolge bleibt frei wählbar.
Eingehend oder ausgehend — wer steht im Namensfeld
Bei Rechnungen ist der Absender die interessante Partei. Bei Angeboten hängt das an der Richtung. In einem eingehenden Angebot ist der Absender der Anbieter und gehört in den Namen. In einem Angebot, das Sie selbst verschickt haben, steht Ihre eigene Firma im Briefkopf — dort ist der Empfänger das unterscheidende Feld, sonst tragen alle Dateien denselben Namen. Filery kennt in der Konfiguration sowohl Kunden als auch Empfänger als eigene Felder. Praktisch bewährt hat sich, eingehende und ausgehende Angebote in getrennten Ordnern zu halten und je Ordner ein eigenes Muster zu verwenden.
Versionen, Nachtragsangebote und Bindefristen
Die Zählweise V1, V2, final scheitert daran, dass sie nur innerhalb eines Ordners funktioniert und nichts über den Zeitpunkt sagt. Das Ausstellungsdatum leistet beides: Es ordnet die Fassungen und zeigt, wie alt die letzte ist. Das ist relevant, weil Angebote eine Bindefrist tragen, üblicherweise zwei bis vier Wochen. Ein Angebot vom März ist im Juni kein Angebot mehr. Überarbeitete Fassungen bekommen von vielen Anbietern eine neue Angebotsnummer; wenn nicht, unterscheidet das Datum sie zuverlässig. Nachtragsangebote zu einem laufenden Auftrag sollten denselben Projektbegriff tragen und sich im Typfeld unterscheiden, damit sie beim Sortieren beim Hauptangebot bleiben.
Vom Angebot zur Rechnung — die Nachkalkulation
Die Frage, ob ein Auftrag am Ende getragen hat, beantwortet der Vergleich von Angebot und Schlussrechnung. Der ist mühsam, solange beide Dokumente unterschiedlichen Namenslogiken folgen und in verschiedenen Ordnern liegen. Tragen Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung denselben Stamm aus Kunde und Projekt und unterscheiden sich nur im Typfeld, steht die Reihe beim Sortieren von selbst zusammen. Filery arbeitet mit einem Muster über alle Dokumenttypen hinweg, sodass Sie diese Logik nicht pro Belegart neu definieren müssen. Für die Nachkalkulation zählt dann nur noch, dass das Datumsformat überall gleich gesetzt ist. Der Rest ergibt sich aus der Sortierung.
Was mit dem Angebotsinhalt passiert
Angebote enthalten Kalkulationen, die nicht für jeden bestimmt sind. Filery liest das PDF auf Ihrem Gerät aus und überträgt den Inhalt verschlüsselt zur KI-Analyse; zurück kommen ausschließlich die erkannten Felder wie Kunde, Projekt, Nummer und Datum. Das Umbenennen läuft danach wieder auf dem Gerät, die Angebotsdateien werden nicht dauerhaft gespeichert. Wer die Analyse im eigenen Vertragsverhältnis mit dem KI-Anbieter halten möchte, nutzt den Custom-Plan für 5 Euro im Monat mit eigenen API-Keys. In der Vorschau sehen Sie vor jeder Umbenennung, welcher Name vorgeschlagen wird, und können einzelne Dateien abwählen. Die Historie in der App zeigt später, wie eine Datei ursprünglich hieß.
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