Filery Rename vs. NameQuick

Zwei Abrechnungsmodelle, ein Ergebnis

Am Ende steht in beiden Fällen dieselbe Datei mit einem sprechenden Namen im Ordner. Der Unterschied liegt davor. Beim BYOK-Modell legen Sie ein Konto beim KI-Anbieter an, erzeugen einen Schlüssel, tragen ihn im Werkzeug ein und bekommen die Analyse anschließend beim Modellanbieter in Rechnung gestellt — verbrauchsabhängig, oft auf Bruchteile von Cent genau. Beim enthaltenen Modell zahlen Sie einen festen Monatsbetrag mit einem Dokumentkontingent und haben mit dem Modellanbieter nichts zu tun. Beides ist legitim; welches günstiger ist, hängt allein an Ihrer Menge.

Was für eigene Schlüssel spricht

Bei hohem Volumen ist BYOK schwer zu schlagen. Sie zahlen, was Sie verbrauchen, ohne Marge eines Zwischenhändlers, und können bei fallenden Modellpreisen sofort profitieren. Dazu kommt ein Punkt, der in Unternehmen oft schwerer wiegt als der Preis: Sie haben einen eigenen Vertrag mit dem KI-Anbieter, inklusive eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag und eigener Wahl des Modells. Wenn Ihre IT ohnehin schon einen solchen Vertrag hat, ist es naheliegend, ihn zu nutzen, statt einen weiteren Anbieter in die Kette zu nehmen.

Was gegen eigene Schlüssel spricht

BYOK verlagert Aufwand zu Ihnen. Jemand muss das Anbieterkonto anlegen, eine Zahlungsmethode hinterlegen, den Schlüssel erzeugen, ihn sicher verwahren und turnusmäßig wechseln. Wenn der Schlüssel abläuft oder das Guthaben leer ist, steht die Umbenennung still, und niemand weiß zunächst warum. Die Monatskosten sind außerdem nicht planbar, was in Organisationen mit Budgetfreigaben unangenehm ist. Für Einzelpersonen und kleine Büros ohne IT-Zuständigkeit ist das oft der Punkt, an dem das theoretisch günstigere Modell praktisch das teurere wird.

Filery deckt beide Wege ab

Der Starter-Plan umfasst 50 Dokumente pro Monat, kostenlos und ohne Anmeldung — die Analyse ist enthalten, Sie brauchen keinen eigenen Schlüssel. Business kostet 30 € im Monat mit 500 Dokumenten, ebenfalls mit enthaltener Analyse. Wer lieber den eigenen Anbietervertrag nutzt, wählt Custom für 5 € im Monat und hinterlegt eigene API-Schlüssel; die Analysekosten rechnen Sie dann direkt beim Modellanbieter ab. Am Ablauf ändert der Tarif nichts: Das PDF wird auf Ihrem Rechner ausgelesen, der ausgelesene Inhalt geht verschlüsselt in die KI-Analyse, zurück kommen die erkannten Metadaten, und umbenannt wird wieder auf Ihrem Gerät — die Dateien selbst werden nicht dauerhaft gespeichert. Damit ist die Entscheidung keine Richtungsentscheidung mehr, sondern eine Tarifwahl, die Sie ändern können, wenn sich Ihre Menge ändert.

Namensmuster, Vorschau und Historie im Alltag

Unabhängig vom Tarif arbeiten Sie so: Sie definieren das Namensmuster, etwa Datum_Absender_Typ, und stellen das Datumsformat ein. Filery liest die PDFs eines Ordners aus, erkennt Absender, Belegdatum, Dokumenttyp und Betreff und zeigt den Vorschlag neben dem alten Namen — einzeln oder für den ganzen Ordner. Sie bestätigen, korrigieren oder überspringen. Umbenannte Dateien stehen anschließend in der Historie der App. Für Scans ohne Textebene lässt sich OCR zuschalten; das kostet Zeit pro Datei und hängt an der Scanqualität.

Wann NameQuick die bessere Wahl ist

Wenn Sie deutlich mehr als ein paar hundert Dokumente im Monat verarbeiten und ein Anbieterkonto ohnehin führen, ist ein reines BYOK-Werkzeug kostenseitig im Vorteil — ein enthaltenes Kontingent lohnt sich dann nicht. Dasselbe gilt, wenn Sie Dateitypen jenseits von PDF abdecken müssen oder wenn eine Einmallizenz Ihrem Beschaffungsprozess besser entspricht als ein Abonnement. In diesen Fällen ist unser Modell schlicht nicht das passende, und daran ändert auch die Vorschau nichts.

Häufige Fragen

Nein. In den Plänen Starter und Business ist die Analyse enthalten. Ein eigener Schlüssel ist ausschließlich im Custom-Plan vorgesehen, und zwar als Option für alle, die einen eigenen Vertrag mit dem Modellanbieter bevorzugen.

Ja. Der Wechsel ist eine Tarifentscheidung und keine technische Umstellung: Ihre Namensmuster, Ihre Ordner und Ihre bereits umbenannten Dateien bleiben unverändert. Sinnvoll ist ein Wechsel meist dann, wenn sich Ihre Monatsmenge dauerhaft verschiebt.

Dann erzeugt die App keine weiteren Vorschläge, bis der nächste Monat beginnt oder Sie den Plan wechseln. Bereits umbenannte Dateien sind davon nicht betroffen. Bei großen Altbeständen planen Sie den Durchlauf deshalb besser über mehrere Monate.

Zählen Sie Ihre tatsächliche Monatsmenge über drei Monate, nicht Ihren Spitzenmonat. Rechnen Sie dann beide Modelle auf diese Zahl um und addieren Sie beim BYOK-Weg die Zeit, die das Einrichten und Betreuen des Schlüssels kostet.

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